Projekt og drift
Skabelon: referat fra styregruppemøde
Referatskabelon til styregruppemøder, med status mod rammer, eskaleringer fra projektet, beslutninger og risiko over tærskel.
REFERAT: STYREGRUPPEMØDE [projektnavn]
Møde nr. [__] | [dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
TIL STEDE
[Navn], [rolle] (projektejer)
[Navn], [rolle]
[Navn], projektleder (rapporterer, uden stemme)
Fraværende: [Navn]
STATUS MOD RAMMER
Ramme Prognose Afvigelse
Tid [dato] [dato] [dage]
Omkostning [beløb] [beløb] [beløb]
Omfang [kort] [kort] [kort]
VÆSENTLIGE AFVIGELSER
- [Afvigelse]: [årsag], [konsekvens], [foreslået håndtering]
TIL BESLUTNING
Sag [__]: [overskrift]
Baggrund: [kort]
Alternativer: A) [...] B) [...] C) [...]
Anbefaling: [hvilket, og hvorfor]
Beslutning: [hvad styregruppen besluttede]
ESKALERINGER FRA PROJEKTET
- [Hvad projektet har brug for svar på]. Alternativer: [...].
Anbefaling: [...]. Svar inden: [dato].
Behandlet: [ja, beslutning / nej, udsat til [dato]]
RISIKO OVER TÆRSKEL
- [Risiko]: [sandsynlighed og konsekvens], [ejer], [tiltag]
OPGAVER
| # | Opgave | Ansvarlig | Frist |
|---|--------|-----------|-------|
| 1 | | | |
NÆSTE MØDE
[dato, kl.]
Referat ført af: [navn]Sådan bruger du den
- Skriv alternativerne, ikke kun anbefalingen. En styregruppe, der kun får ét forslag, kan ikke gøre andet end at godkende eller udsætte, og så er den ikke en styregruppe.
- Sæt frist på hver eskalering. Uden frist bliver eskaleringen liggende til næste møde, som ofte er en måned senere, end projektet havde råd til.
- Behold tabellen mod rammer uændret mellem møderne. Værdien ligger i at se, hvordan prognosen bevæger sig over tid, ikke i tallet i dag.
- Skriv »udsat« som en beslutning. Med dato. En sag, der ikke blev behandlet, skal ikke forsvinde stille.
Grænsen mod projektmødet
Kommer samme sag op begge steder, er mandatet uklart. Så er det værd at skrive ned, hvad projektlederen kan bestemme alene, og lade det stå i referatet fra opstartsmødet.
Ofte stillede spørgsmål
Projektmødet handler om udførelsen. Styregruppen behandler det, projektet ikke kan bestemme selv: rammer, mandat, ressourcer og afvigelser med konsekvenser uden for projektet.
Kun det, der kræver deres mandat. En styregruppe, der tager beslutninger, projektlederen kunne have taget, har flyttet ansvaret opad uden at flytte arbejdet, og så går alt langsommere.
Skriv, hvad projektet har brug for svar på, hvilke alternativer der findes, hvad projektet anbefaler, og hvilken frist svaret har. Uden alle fire bliver eskaleringen liggende.