Projekt og drift
Skabelon: referat fra projektmøde
Færdig referatskabelon til projektmøder, med status mod plan, risiko, beslutninger og opgaver med ejer og frist. Kopiér og brug.
REFERAT: PROJEKTMØDE [projektnavn]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
Møde nr. [__]
TIL STEDE
[Navn], [rolle]
[Navn], [rolle]
Fraværende: [Navn]
STATUS MOD PLAN
[Én til tre sætninger. Afvigelser først, det, der går efter planen, sidst.]
Milepæl Planlagt Nu Status
[milepæl] [dato] [dato] [i plan / forsinket]
[milepæl] [dato] [dato] [i plan / forsinket]
BESLUTNINGER
1. [Hvad der blev besluttet, i én sætning nogen kan handle på]
2. [...]
OPGAVER
| # | Opgave | Ansvarlig | Frist |
|---|--------|-----------|-------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
RISICI, DER ER ÆNDRET SIDEN SIDST
- [Risiko]: [ny, forværret eller lukket]. Tiltag: [hvad], ansvarlig [navn].
UDSAT
- [Sag], til [møde eller dato], fordi [årsag]
BAGGRUND
[Kun hvor en beslutning har brug for forklaring. To til fem sætninger:
hvilke alternativer blev overvejet, og hvad var afgørende.]
NÆSTE MØDE
[dato, kl.]
Referat ført af: [navn]Sådan bruger du den
- Sæt status, før du skriver noget andet. Er projektet forsinket, skal det stå i første sætning, ikke i afsnit fire.
- Skriv kun risici, der er ændret. En liste, der gentages uændret hver uge, holder folk op med at læse, og så forsvinder også den ene ændring, der betød noget.
- Giv opgaver navne, ikke roller. »Udviklingsteamet kigger på det« er en adresse, ingen bor på.
- Behold milepælstabellen mellem møderne. Den viser drift over tid, hvilket er noget helt andet end status i dag.
Baggrundsfeltet er det, du savner et halvt år senere
Beslutningen står i referatet alligevel. Det, der forsvinder, er hvorfor. Når sagen kommer op igen i november, og nogen spørger, hvorfor I ikke valgte alternativ B, er to sætninger skrevet i august mere værd end en times leden i gamle tråde.
Ofte stillede spørgsmål
Status mod plan, afvigelser, beslutninger, opgaver med ejer og frist, og risici, der er ændret siden sidst. Selve diskussionen tages kun med, hvor den forklarer, hvorfor en beslutning blev, som den blev.
En halv side er nok til et almindeligt ugemøde. Bliver referatet længere end dagsordenen, gengiver det for meget af samtalen og for lidt af beslutningerne.
Ja, men kun det, der er ændret. En risikoliste, der gentages uændret hver uge, holder folk op med at læse. Skriv det, der er nyt, forværret eller lukket.