Projekt og drift
Skabelon: referat fra beslutningsmøde
Referatskabelon til møder, der skal ende i en beslutning, med de alternativer, der blev overvejet, hvem der besluttede, og hvad der skal til for at omgøre den.
REFERAT: BESLUTNINGSMØDE
Sag: [hvad der skulle afgøres, i én sætning]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
TIL STEDE
[Navn], [rolle] — beslutningstager
[Navn], [rolle]
Fraværende: [Navn]
SPØRGSMÅLET
[Formuleret som et spørgsmål med et svar. »Skal vi X eller Y inden Z?«
Ikke »drøfte X«.]
ALTERNATIVER, DER BLEV OVERVEJET
A) [Alternativ]
For: [...]
Imod: [...]
Omkostning og tid: [...]
B) [Alternativ]
For: [...]
Imod: [...]
Omkostning og tid: [...]
C) Gøre ingenting
[Altid med. Det er ofte det reelle alternativ, og det, der
sjældnest vurderes på lige vilkår.]
BESLUTNING
Valgt: [alternativ]
Besluttet af: [navn], [rolle]
Dato: [dato]
BEGRUNDELSE
[Hvad der var afgørende. To til fem sætninger.]
DISSENS
[Hvem der var uenige, og hvad indvendingen gik på. Skriv det ned:
det er meget værd, når sagen evalueres senere.]
FORUDSÆTNINGER, BESLUTNINGEN HVILER PÅ
- [Det, vi tror er sandt, og som ikke er bekræftet]
DETTE VILLE HAVE ÆNDRET SVARET
- [Ny information, der ville have fået os til at vælge anderledes. Skriv det
nu, mens I stadig husker hvorfor.]
IVÆRKSÆTTELSE
| # | Hvad | Ansvarlig | Frist |
|---|------|-----------|-------|
| 1 | | | |
KOMMUNIKERES TIL
[Hvem der skal vide det, af hvem, og hvornår.]
Referat ført af: [navn]Sådan bruger du den
- Hav altid »gøre ingenting« med. Det er det reelle alternativ i de fleste sager, og det, der sjældnest vurderes på lige vilkår med de andre.
- Skriv ét navn som beslutningstager. Også når gruppen var enig. »Vi blev enige« er ikke et navn, og en beslutning uden ejer bliver taget om igen.
- Udfyld »dette ville have ændret svaret«. Det gør det legitimt at tage sagen op igen, når noget faktisk ændrer sig, og illegitimt at tage den op igen, fordi nogen er utilfreds.
- Skriv dissensen ned. Den, der var uenig, havde ofte en pointe, og den er værd at finde igen, når beslutningen evalueres.
Se også
Styregruppemøde, når beslutningen kræver mandat oppefra, og evalueringsmøde til gennemgangen bagefter.
Ofte stillede spørgsmål
Beslutningen, hvem der tog den, de alternativer der blev overvejet, og hvorfor de blev forkastet. Uden alternativerne er referatet ubrugeligt, når sagen kommer op igen, for så ved ingen, hvad der allerede er overvejet.
Fordi »gruppen blev enige« ikke er et navn. Når beslutningen skal ændres, eller når nogen skal stå for den, har organisationen brug for at vide, hvem der ejer den.
Det er et på forhånd aftalt kriterium: hvilken ny information der ville have ændret svaret. Det skiller en gennemtænkt beslutning fra en, der bare føltes rigtig, og det gør det legitimt at tage sagen op igen, når kriteriet faktisk indtræffer.