Guide
Innkalling til styremøte: frist og innhold
Aksjeloven setter ingen bestemt innkallingsfrist for styremøter, men krever forsvarlig varsel og behandlingsmåte. Om hva innkallingen bør inneholde, vedtaksførhet og styrebehandling uten møte.
Innkallingen til styremøte er svakere regulert enn innkalling til generalforsamling: aksjeloven setter ingen bestemt frist. Kravet følger i stedet av at styrebehandlingen skal være forsvarlig.
Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning.
Ingen lovbestemt frist
Dette overrasker mange som leter etter et tall. Aksjeloven angir ikke hvor mange dager i forveien et styremøte skal innkalles.
Kravet følger av sammenhengen: styret skal forvalte selskapet, styrebehandlingen skal være forsvarlig, og styremedlemmene har et personlig ansvar for beslutningene. Da må de ha hatt reell mulighet til å sette seg inn i sakene.
Praksis:
| Møtetype | Vanlig varsel |
|---|---|
| Ordinært styremøte | Omtrent en uke, med saksdokumenter |
| Møte med tunge beslutningssaker | To uker eller mer |
| Hastesak | Så tidlig som mulig, med begrunnelse for hastverket |
Mange selskaper fastsetter en konkret frist i styreinstruksen eller vedtektene. Det er en god idé: det fjerner diskusjonen, og det gir et objektivt mål på om behandlingen var forsvarlig.
Hvem innkaller
Styrelederen. Samtidig kan både daglig leder og det enkelte styremedlem kreve at styret behandler bestemte saker, og styrelederen skal da sørge for at saken kommer til behandling.
Et styremedlem som gjentatte ganger ber om å få en sak behandlet uten at det skjer, bør be om å få anmodningen protokollført.
Hva innkallingen bør inneholde
- Tid, sted og møteform
- Saksliste med saksnummer
- Merking av beslutningssak eller orienteringssak
- Forslag til vedtak under hver beslutningssak
- Saksdokumenter som vedlegg
- Frist for å melde inn saker til eventuelt
- Ved digitalt møte: lenke og fremgangsmåte
Se saksliste: mal og hva som skal med for oppsettet.
Mal
INNKALLING TIL STYREMØTE
[Selskap AS], org.nr. [xxx xxx xxx]
Møte nr. [x]/[år]
Tid: [dato, kl. fra–til]
Sted/møteform: [adresse / videomøte med lenke]
SAKSLISTE
1/[år] Godkjenning av innkalling og saksliste
Type: beslutningssak
2/[år] Godkjenning av protokoll fra møte [x]/[år]
Type: beslutningssak
Vedlegg: protokoll [x]/[år]
3/[år] Økonomisk status og prognose
Type: orienteringssak
Vedlegg: månedsrapport [måned]
4/[år] Status på tidligere vedtak
Type: orienteringssak
Vedlegg: vedtaksoversikt
5/[år] [Sakstittel]
Type: beslutningssak
Saksbehandler: [navn]
Vedlegg: saksfremlegg
Forslag til vedtak:
«[ordrett forslag]»
6/[år] Eventuelt
Saker meldes styreleder innen [dato].
Med vennlig hilsen
[Navn], styreleder
[dato]Vedtaksførhet
Styret kan som hovedregel treffe beslutning når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen, jf. aksjeloven § 6-24, om ikke vedtektene stiller strengere krav. Alle medlemmer skal så vidt mulig ha fått anledning til å delta.
Protokollen bør uttrykkelig bekrefte at styret var vedtaksført. Se protokoll fra styremøte.
Styrebehandling uten møte
Saker kan behandles skriftlig eller på annen måte enn i møte. Styrelederen skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling.
To ting glemmes ofte:
- Protokollplikten gjelder også da. Aksjeloven § 6-29 krever protokoll over styrebehandlingen, ikke bare over styremøter
- Behandlingsmåten skal fremgå. Protokollen skal si at saken ble behandlet skriftlig, per e-post eller på annen måte
En e-posttråd der styret sier ja til noe, uten at det protokollføres, er en beslutning uten dokumentasjon.
Vanlige feil
- Saken presenteres for første gang i møtet, uten saksdokument
- Innkallingen har ingen forslag til vedtak, så vedtaket formuleres på stedet og blir upresist
- Ingen fast sakspost for status på tidligere vedtak
- E-postbeslutninger protokollføres aldri
- Habilitet vurderes ikke i saker der et styremedlem har egeninteresse
- Ingen skiller mellom beslutningssaker og orienteringssaker, så alle møter blir orienteringer
Videre lesning
- Protokoll fra styremøte: mal og krav
- Styremøtereferat: mal og krav i aksjeloven
- Saksliste: mal og hva som skal med
- Innkalling til generalforsamling
- Protokoll eller referat: hva er forskjellen?
- Vedtaksfør (beslutningsdyktig)
Det viktigste
Ingen lovbestemt frist, men forsvarlig styrebehandling forutsetter varsel og saksdokumenter i tid. En uke er vanlig, og en konkret frist i styreinstruksen fjerner diskusjonen. Merk beslutningssaker med forslag til vedtak, og husk at protokollplikten også gjelder saker som behandles uten møte.
Ofte stilte spørsmål
Aksjeloven setter ingen bestemt frist. Kravet følger av at styrebehandlingen skal være forsvarlig: medlemmene må få varsel og saksdokumenter i tid til å sette seg inn i sakene. En uke er vanlig praksis for ordinære møter. Vedtektene eller styreinstruksen kan sette en konkret frist.
Styrelederen. Daglig leder og det enkelte styremedlem kan kreve at styret behandler bestemte saker, og styreleder skal da sørge for behandling.
Som hovedregel når mer enn halvdelen av medlemmene er til stede eller deltar i styrebehandlingen, jf. aksjeloven § 6-24, om ikke vedtektene stiller strengere krav. Alle medlemmer skal så vidt mulig ha fått anledning til å delta.
Ja. Styrelederen skal sørge for at styremedlemmene så vidt mulig kan delta i en samlet behandling. Protokollplikten etter § 6-29 gjelder også da, og behandlingsmåten skal fremgå av protokollen.
Loven krever det ikke uttrykkelig, men forsvarlig styrebehandling forutsetter at styret har et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag. Saker som presenteres for første gang i møtet, er vanskelige å behandle forsvarlig.
