Arbejdsliv og HR
Skabelon: note fra jobsamtale
Struktureret samtalenote, der gør kandidater sammenlignelige, holder vurderingen på jobrelevante forhold, og tåler en anmodning om indsigt.
Krav: Noten er en personoplysning om kandidaten. Den skal være saglig og jobrelevant, og kandidaten kan kræve indsigt efter databeskyttelsesforordningens artikel 15. Skriv derfor intet, du ikke kan stå ved, hvis kandidaten læser det.
SAMTALENOTE
Stilling: [titel]
Kandidat: [navn]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
Interviewere: [navn], [navn]
Runde: [1 / 2 / ...]
VURDERINGSKRITERIER
[De samme for alle kandidater. Hentes fra opslaget.]
Kriterium Vurdering (1-5) Begrundelse
[kriterium] [ ] [konkret eksempel fra samtalen]
[kriterium] [ ] [...]
[kriterium] [ ] [...]
SPØRGSMÅL OG SVAR
[Samme hovedspørgsmål til alle kandidater. Notér svaret, ikke
indtrykket af kandidaten.]
1. [Spørgsmål]
Svar: [...]
2. [Spørgsmål]
Svar: [...]
KANDIDATENS SPØRGSMÅL TIL OS
- [Spørgsmål]: [hvad vi svarede]
PRAKTISKE FORHOLD
Tilgængelig fra: [dato]
Lønforventning: [oplyst / ikke drøftet]
Referencer: [oplyst / indhentes ved næste runde]
SAMLET VURDERING
[Jobrelevant og konkret. Knyt vurderingen til kriterierne ovenfor.]
KONKLUSION
[ ] Går videre til næste runde
[ ] Går ikke videre. Begrundelse: [saglig og jobrelateret]
Note ført af: [navn]
Opbevares til: [dato]Sådan bruger du den
- Brug samme kriterier og samme spørgsmål til alle. Det er derfor, samtalen struktureres: uden det måler processen først og fremmest, hvor godt intervieweren kunne lide kandidaten.
- Skriv svaret, ikke indtrykket. »Beskrev en konkret situation, hvor hun håndterede X ved at gøre Y« er efterprøveligt. »Virkede tryg« er det ikke.
- Skriv, som om kandidaten læser det. Det kan være, hun gør: indsigtsretten gælder også samtalenoter.
- Sæt en slettedato på noten. Er stillingen besat, og fristerne udløbet, skal noterne om de andre kandidater som regel slettes.
Det, der ikke skal stå der
Alder, familiesituation, graviditet, religion, etnicitet, politisk holdning, fagforeningsmedlemskab og helbredsforhold. Det er oplysninger, en arbejdsgiver som udgangspunkt ikke kan indhente eller lægge vægt på, og en notering af dem er problematisk, uanset hvordan den var ment.
Vær i samtalen i stedet for i notesblokken
En interviewer, der skriver, stiller færre opfølgende spørgsmål. Sayable optager samtalen og skriver den ud, så noten kan udfyldes bagefter med svarene faktisk foran sig. Optagelse af en samtale afklares åbent med kandidaten først, og kandidaten kan sige nej.
Ofte stillede spørgsmål
Kandidaten har ret til indsigt i personoplysninger om sig selv efter databeskyttelsesforordningens artikel 15. Skriv derfor kun jobrelevante vurderinger, og formulér dem, så du kan stå ved dem, hvis kandidaten læser dem.
Så længe det er nødvendigt til formålet. Er stillingen besat, og eventuelle klagefrister udløbet, skal noterne om kandidaterne, der ikke fik jobbet, som regel slettes. Skal de beholdes til en senere proces, skal kandidaten have samtykket.
Fordi ustrukturerede samtaler først og fremmest måler, hvor godt intervieweren kan lide kandidaten. Samme spørgsmål og samme skala til alle gør kandidaterne sammenlignelige og mindsker rummet for usaglig forskelsbehandling.