Arbejdsliv og HR
Skabelon: referat fra fællesmøde
Referatskabelon til fællesmøder, med informationen der blev givet, spørgsmålene fra salen og de ærlige svar, inklusive det ledelsen ikke kunne svare på.
REFERAT: FÆLLESMØDE
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller streaming]
[antal] deltagere i salen, [antal] på stream.
INDLEDNING VED
[Navn], [rolle]
INFORMATION, DER BLEV GIVET
1. [Tema]
[Kort gengivelse af hovedpunkterne. Tal, hvor der blev oplyst tal.]
2. [Tema]
[...]
SPØRGSMÅL FRA SALEN
1. [Spørgsmål]
Svar: [hvad der blev svaret, af hvem]
2. [Spørgsmål]
Svar: [...]
SPØRGSMÅL, VI IKKE KUNNE SVARE PÅ I DAG
- [Spørgsmål]. Svar kommer fra [navn] inden [dato], via [kanal].
DET, DER SKER NU
| Hvad | Hvornår | Hvem informerer |
|------|---------|-----------------|
| | | |
Optagelse og slides ligger på [sted].
Referat ført af: [navn]Sådan bruger du den
- Skriv de spørgsmål op, I ikke kunne svare på. Med navn og dato. Det er den eneste del af et fællesmøde, der skiller åbenhed fra optræden, og det, der afgør, om folk stiller spørgsmål næste gang.
- Navngiv ikke spørgerne. Et referat, der knytter et kritisk spørgsmål til en person, gør, at næste fællesmøde bliver stille.
- Gengiv tal, der blev oplyst. Mundtlige tal fra en scene husker halvdelen af salen forkert.
- Send referatet til alle, også dem der ikke var tilmeldt. Et fællesmøde handler per definition om noget, der angår alle.
Åbn for skriftlige spørgsmål på forhånd
De sværeste spørgsmål kommer sjældent fra en mikrofon foran tre hundrede kolleger. Saml dem ind anonymt på forhånd, og svar på dem i mødet. Så handler fællesmødet om det, folk faktisk undrer sig over.
Ofte stillede spørgsmål
Informationen der blev givet, spørgsmålene fra salen, og svarene. Særligt de spørgsmål, der ikke kunne besvares på stedet, med et navn og en dato for, hvornår svaret kommer.
Det er almindeligt i store organisationer, både for dem der ikke kunne deltage, og for at referatet bliver rigtigt. Optagelsen skal varsles ved start, og spørgsmål fra salen bør kunne stilles, uden at spørgeren navngives i referatet.
Åbn for skriftlige spørgsmål på forhånd og anonymt. De sværeste spørgsmål kommer sjældent fra en mikrofon foran tre hundrede kolleger.