Prosjekt og drift
Mal: referat fra prosjektmøte
Ferdig referatmal for prosjektmøter, med status mot plan, risiko, beslutninger og oppgaver med eier og frist. Kopier og bruk.
REFERAT: PROSJEKTMØTE [prosjektnavn]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
Møte nr. [__]
TIL STEDE
[Navn], [rolle]
[Navn], [rolle]
Fraværende: [Navn]
STATUS MOT PLAN
[Én til tre setninger. Avvik først, det som går som planlagt sist.]
Milepæl Planlagt Nå Status
[milepæl] [dato] [dato] [i rute / forsinket]
[milepæl] [dato] [dato] [i rute / forsinket]
BESLUTNINGER
1. [Hva som ble bestemt, i én setning noen kan handle på]
2. [...]
OPPGAVER
| # | Oppgave | Ansvarlig | Frist |
|---|---------|-----------|-------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
RISIKO SOM ER ENDRET SIDEN SIST
- [Risiko]: [ny, forverret eller lukket]. Tiltak: [hva], ansvarlig [navn].
UTSATT
- [Sak], til [møte eller dato], fordi [årsak]
BAKGRUNN
[Kun der en beslutning trenger forklaring. To til fem setninger:
hvilke alternativer ble vurdert, og hva var avgjørende.]
NESTE MØTE
[dato, kl.]
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- Sett status før du skriver noe annet. Er prosjektet forsinket, skal det stå i første setning, ikke i avsnitt fire.
- Skriv bare risiko som er endret. En liste som gjentas uendret hver uke slutter folk å lese, og da forsvinner også den ene endringen som betydde noe.
- Gi oppgaver navn, ikke roller. «Utviklingsteamet ser på det» er en adresse ingen bor på.
- Behold milepælstabellen mellom møtene. Den viser drift over tid, som er noe helt annet enn status i dag.
Bakgrunnsfeltet er det du savner et halvt år senere
Beslutningen står i referatet uansett. Det som forsvinner, er hvorfor. Når saken kommer opp igjen i november og noen spør hvorfor dere ikke valgte alternativ B, er to setninger skrevet i august verdt mer enn en times leting i gamle tråder.
Ofte stilte spørsmål
Status mot plan, avvik, beslutninger, oppgaver med eier og frist, og risiko som er endret siden sist. Selve diskusjonen tas bare med der den forklarer hvorfor en beslutning ble som den ble.
En halv side holder for et vanlig ukesmøte. Blir referatet lengre enn agendaen, gjengir det for mye av samtalen og for lite av beslutningene.
Ja, men bare det som er endret. En risikoliste som gjentas uendret hver uke slutter folk å lese. Skriv det som er nytt, forverret eller lukket.