Projekt och drift
Mall: protokoll från projektmöte
Färdig protokollmall för projektmöten, med status mot plan, risk, beslut och uppgifter med ägare och tidsfrist. Kopiera och använd.
PROTOKOLL: PROJEKTMÖTE [projektnamn]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
Möte nr [__]
NÄRVARANDE
[Namn], [roll]
[Namn], [roll]
Frånvarande: [Namn]
STATUS MOT PLAN
[En till tre meningar. Avvikelser först, det som går enligt plan sist.]
Milstolpe Planerat Nu Status
[milstolpe] [datum] [datum] [i fas / försenad]
[milstolpe] [datum] [datum] [i fas / försenad]
BESLUT
1. [Vad som beslutades, i en mening någon kan handla på]
2. [...]
UPPGIFTER
| # | Uppgift | Ansvarig | Frist |
|---|---------|----------|-------|
| 1 | | | |
| 2 | | | |
RISKER SOM ÄNDRATS SEDAN SIST
- [Risk]: [ny, förvärrad eller stängd]. Åtgärd: [vad], ansvarig [namn].
BORDLAGT
- [Ärende], till [möte eller datum], eftersom [orsak]
BAKGRUND
[Endast där ett beslut behöver förklaring. Två till fem meningar:
vilka alternativ övervägdes, och vad var avgörande.]
NÄSTA MÖTE
[datum, kl.]
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- Sätt status innan du skriver något annat. Är projektet försenat ska det stå i första meningen, inte i stycke fyra.
- Skriv bara risker som ändrats. En lista som upprepas oförändrad varje vecka slutar folk läsa, och då försvinner också den enda ändring som betydde något.
- Ge uppgifter namn, inte roller. ”Utvecklingsteamet tittar på det” är en adress ingen bor på.
- Behåll milstolpetabellen mellan mötena. Den visar drift över tid, vilket är något helt annat än status i dag.
Bakgrundsfältet är det du saknar ett halvår senare
Beslutet står i protokollet ändå. Det som försvinner är varför. När ärendet kommer upp igen i november och någon frågar varför ni inte valde alternativ B, är två meningar skrivna i augusti värda mer än en timmes letande i gamla trådar.
Vanliga frågor
Status mot plan, avvikelser, beslut, uppgifter med ägare och tidsfrist, och risker som ändrats sedan sist. Själva diskussionen tas bara med där den förklarar varför ett beslut blev som det blev.
En halv sida räcker för ett vanligt veckomöte. Blir protokollet längre än dagordningen återger det för mycket av samtalet och för lite av besluten.
Ja, men bara det som ändrats. En risklista som upprepas oförändrad varje vecka slutar folk läsa. Skriv det som är nytt, förvärrat eller stängt.