Mal
Mal for drøftelsesmøte: innkalling, agenda og protokoll
Tre ferdige maler for drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1: innkalling, agenda for gjennomføringen og protokoll. Kopier, tilpass og bruk.
Her er tre ferdige maler for drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven § 15-1: en for innkallingen, en for gjennomføringen av møtet, og en for protokollen. Loven stiller ingen formkrav, så malene bygger på hva § 15-1 krever at skal drøftes, og på hva som i praksis må kunne dokumenteres i ettertid.
Skal du gå dypere inn i selve referatskrivingen, se referat fra drøftingsmøte. For hele prosessen rundt møtet, se drøftelsesmøte: komplett guide.
Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. Malene er et utgangspunkt, ikke en garanti for at prosessen er forsvarlig i din konkrete sak.
Mal 1: Innkalling til drøftelsesmøte
INNKALLING TIL DRØFTELSESMØTE
Til: [Navn på arbeidstaker]
Fra: [Navn, stilling]
Dato: [dato for innkallingen]
Tid: [dato og klokkeslett]
Sted/møteform: [adresse, eller videomøte med lenke]
BAKGRUNN
Du innkalles med dette til drøftelsesmøte etter
arbeidsmiljøloven § 15-1. Bakgrunnen for møtet er
[konkret beskrivelse av forholdet møtet gjelder, for
eksempel: virksomhetens behov for å redusere bemanningen
i avdeling X / forhold knyttet til utførelsen av
arbeidsoppgavene dine, nærmere beskrevet i vedlagte
dokumentasjon].
FORMÅLET MED MØTET
Formålet er å drøfte [grunnlaget for en mulig oppsigelse
/ grunnlaget for og utvelgelsen ved en mulig oppsigelse]
før det tas beslutning i saken. Det er ikke fattet noen
beslutning på nåværende tidspunkt.
DINE RETTIGHETER
Du har rett til å la deg bistå av tillitsvalgt, advokat
eller annen rådgiver i møtet. Gi beskjed til [navn] innen
[dato] om hvem du eventuelt tar med, slik at vi kan
tilrettelegge.
Du har ikke plikt til å møte, og du har ikke plikt til å
ta stilling til noe i møtet.
FRA ARBEIDSGIVER MØTER
[Navn, stilling]
[Navn, stilling]
VEDLEGG
[Dokumentasjon møtet bygger på, listet opp]
Med vennlig hilsen
[Navn, stilling, virksomhet]Innkallingen bør sendes skriftlig, med rimelig varsel. Loven setter ingen frist, men to til fem virkedager er vanlig praksis, slik at arbeidstakeren rekker å skaffe tillitsvalgt. Se frister ved drøftelsesmøte.
Mal 2: Agenda for gjennomføring av møtet
Denne brukes av møtelederen. Den er ikke ment å deles ut, men å sikre at ingenting hoppes over.
AGENDA FOR DRØFTELSESMØTE
1. INNLEDNING
- Presentasjon av deltakerne og rollene
- Hva møtet er: drøftelsesmøte etter aml. § 15-1
- At beslutning ikke er fattet
- Avklar eventuelt opptak, og be om samtykke
- Avklar at det skrives protokoll som sendes til
gjennomsyn
2. ARBEIDSGIVERS REDEGJØRELSE
- Bakgrunn og faktisk grunnlag
- Dokumentasjon som er lagt frem
- Tidligere tilbakemeldinger, samtaler, advarsler
- Ved nedbemanning: utvelgelseskrets, kriterier og
hvordan de er anvendt for denne arbeidstakeren
3. ARBEIDSTAKERS MERKNADER
- Sett av rikelig tid her. Dette er kjernen i møtet
- Faktiske innsigelser
- Opplysninger arbeidsgiver ikke kjenner til
- Personlige og sosiale forhold av betydning
4. DRØFTING AV ALTERNATIVER
- Annet passende arbeid i virksomheten
- Ved konsern: annet passende arbeid i konsernet
(aml. § 15-7 tredje ledd)
- Omplassering, endrede oppgaver, redusert stilling
- Kompetansetiltak, tilrettelegging, oppfølgingsplan
5. AVSLUTNING
- Oppsummering av det som kom frem
- Frist for eventuelle skriftlige innspill fra
arbeidstaker
- Når og hvordan arbeidsgiver gir tilbakemelding
- INGEN beslutning fattes i møtetMal 3: Protokoll fra drøftelsesmøte
PROTOKOLL FRA DRØFTELSESMØTE
Arbeidsmiljøloven § 15-1
Virksomhet: [Navn AS], org.nr. [xxx xxx xxx]
Tid: [dato, fra kl. – til kl.]
Sted/møteform: [adresse / videomøte]
TIL STEDE
For arbeidsgiver: [Navn, stilling]
[Navn, stilling]
Arbeidstaker: [Navn, stilling]
Bisitter: [Navn, rolle, f.eks. tillitsvalgt]
Møtet ble holdt som drøftelsesmøte etter arbeidsmiljøloven
§ 15-1. Det var ikke fattet beslutning om oppsigelse forut
for møtet.
[Ved opptak: Partene samtykket ved møtestart til lydopptak
av møtet for referatformål.]
1. ARBEIDSGIVERS REDEGJØRELSE
[Gjengi grunnlaget konkret. Hvilke forhold, når, hvilken
dokumentasjon. Ved nedbemanning: krets, kriterier og
anvendelse.]
2. ARBEIDSTAKERS MERKNADER
[Gjengi det arbeidstakeren faktisk sa, så nært
formuleringen som mulig. Ikke sammendrag som utjevner
uenighet.]
3. BISITTERS MERKNADER
[Eventuelt]
4. ALTERNATIVER SOM BLE DRØFTET
[Hvilke stillinger og tiltak ble vurdert, og hva ble
konklusjonen på hvert punkt.]
5. VIDERE SAKSGANG
Arbeidstaker har frist til [dato] med å komme med
skriftlige tilleggsmerknader.
Arbeidsgiver vil vurdere saken på nytt i lys av det som
fremkom, og gi tilbakemelding innen [dato].
Det ble ikke fattet beslutning i møtet.
Protokollen er sendt arbeidstaker [dato] med frist
[dato] for merknader.
Sted, dato: ______________________
_______________________ _______________________
[Navn], arbeidsgiver [Navn], arbeidstaker
Signatur bekrefter at protokollen gjengir møtet, ikke at
partene er enige om innholdet.Det malene ikke fikser
En mal sikrer at punktene er der. Den sikrer ikke at drøftingen var reell. De to feilene som oftest velter en prosess, kan ikke males bort:
Beslutningen var tatt på forhånd. Da hjelper ingen protokoll. Tvert imot: en grundig protokoll fra et møte der utfallet var gitt, dokumenterer bare at formen var i orden mens innholdet ikke var det.
Arbeidstakerens merknader er glattet ut. Protokoller har en tendens til å bli skrevet i arbeidsgivers stemme, der innvendinger blir til «arbeidstaker hadde enkelte kommentarer til fremstillingen». Det er verdiløst som dokumentasjon, og det er nettopp den setningen en advokat vil be om å få utdypet.
Fra møte til ferdig protokoll
Punkt 2 i protokollmalen, arbeidstakerens merknader, er det vanskeligste å skrive. Det skal gjengi hva som faktisk ble sagt, og møtelederen som skrev underveis husker sjelden formuleringene presist.
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et protokollutkast der deltakere, temaer og det som ble sagt allerede ligger inne. Du retter utkastet mot malen over, og har dokumentasjonen ferdig samme dag. I personalsaker der lyden ikke bør forlate huset, kjører Sayable Lokal hele transkriberingen lokalt på din egen maskin.
Opptaket skal alltid avklares åpent ved møtestart, og samtykket noteres i protokollen. Se er det lov å ta opp møter i Norge.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Nei. Arbeidsmiljøloven § 15-1 stiller ingen formkrav til innkalling, gjennomføring eller protokoll. Malene under bygger på hva loven krever at skal drøftes, og på hva som i praksis må dokumenteres hvis oppsigelsen senere bestrides.
Tid, sted og møteform, hva møtet gjelder, at det holdes som drøftelsesmøte etter § 15-1, at det ennå ikke er fattet beslutning, retten til å ta med tillitsvalgt eller annen rådgiver, og hvem som møter fra arbeidsgiver.
Loven krever det ikke, men det er sterk praksis. Signaturen bekrefter at protokollen gjengir møtet, ikke at arbeidstakeren er enig i innholdet. Vil ikke arbeidstakeren signere, noteres dette i protokollen.
Ja. Drøftelsesmøte, drøftingsmøte og 15-1-møte brukes om hverandre om det samme møtet etter arbeidsmiljøloven § 15-1.
