Mal
Innkalling til årsmøte: frist, regler og mal
Innkallingsfristen for årsmøte i eierseksjonssameier er minst 8 og høyst 20 dager. Om hva innkallingen må inneholde, hva som skjer ved feil innkalling, og ferdig mal.
Innkallingen til årsmøtet avgjør både om møtet er lovlig og hva det kan vedta. Her er fristene, innholdskravene og en ferdig mal.
Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. Sjekk alltid vedtektene, som kan sette strengere krav enn loven.
Frister
| Type møte | Frist | Hjemmel |
|---|---|---|
| Ordinært årsmøte, eierseksjonssameie | Minst 8 og høyst 20 dager | Eierseksjonsloven § 43 |
| Ekstraordinært årsmøte, eierseksjonssameie | Kortere mulig, men aldri under 3 dager | Eierseksjonsloven § 43 |
| Ordinært årsmøte i forening | Etter vedtektene | Vedtektene |
| Generalforsamling i AS | Minst 1 uke | Aksjeloven § 5-10 andre ledd |
Merk at eierseksjonsloven har både en minimums- og en maksimumsfrist. Innkalling sendt to måneder før er altså heller ikke i orden: da rekker folk å glemme den, og loven har trukket grensen ved tjue dager.
For eierseksjonssameier gjelder også at ordinært årsmøte skal holdes hvert år innen utgangen av juni, jf. eierseksjonsloven § 41. Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å melde inn saker.
Det er altså to varsler: først et forhåndsvarsel om dato og innmeldingsfrist, deretter den formelle innkallingen med saksliste.
Hva innkallingen må inneholde
- Tid og sted
- Møteform, og hvordan man deltar digitalt hvis det er aktuelt
- Saksliste som bestemt angir sakene som skal behandles
- Innkomne saker, gjengitt med forslag til vedtak
- Vedtektsendringer, gjengitt i sin helhet
- Saksdokumenter: årsberetning, regnskap, budsjett, revisors beretning
- Fullmaktsskjema, hvis fullmakt er tillatt
- Frist og fremgangsmåte for påmelding der det er relevant
Regelen som overrasker flest: saker som ikke står i innkallingen, kan som regel ikke vedtas. Se saksliste: mal og hva som skal med.
Mal
INNKALLING TIL ORDINÆRT ÅRSMØTE
[Sameiet/Foreningen/Borettslaget]
Det innkalles herved til ordinært årsmøte.
Tid: [dato], kl. [xx.xx]
Sted: [adresse]
Møteform: [fysisk / digitalt / kombinert]
[Ved digital deltakelse: lenke og
fremgangsmåte]
Registrering fra kl. [xx.xx].
SAKSLISTE
1. Konstituering
a) Godkjenning av innkalling
b) Valg av møteleder
c) Valg av referent
d) Valg av to til å signere protokollen
e) Registrering av stemmeberettigede
2. Årsberetning fra styret for [år] (vedlegg 1)
3. Årsregnskap for [år] (vedlegg 2)
4. Revisors beretning (vedlegg 3)
5. Budsjett for [år] og fastsettelse av
felleskostnader (vedlegg 4)
6. Styrehonorar
Forslag til vedtak: Styrehonoraret settes
til kr [x] for perioden [dato]–[dato].
7. Innkomne saker
7.1 [Sakstittel]
Forslagsstiller: [navn], seksjon [x]
Forslag til vedtak: «[ordrett forslag]»
Styrets innstilling: [tiltres / tiltres ikke,
med begrunnelse]
7.2 [...]
8. Valg
a) Styreleder for [periode]
b) Styremedlemmer
c) Varamedlemmer
d) Valgkomité
Valgkomiteens innstilling følger som vedlegg 5.
9. Eventuelt
Under dette punktet kan det ikke fattes vedtak.
VEDLEGG
1. Årsberetning
2. Årsregnskap
3. Revisors beretning
4. Budsjett
5. Valgkomiteens innstilling
6. Fullmaktsskjema
FULLMAKT
[Regler for fullmakt etter vedtektene, og hvor mange
fullmakter én person kan stille med.]
Med vennlig hilsen
Styret i [Sameiet]
[dato for innkallingen]Hvis innkallingen er feil
Vedtak fattet på et møte som ikke er lovlig innkalt, kan angripes. Vanlige feil:
- For kort frist. Innkalling sendt seks dager før i et eierseksjonssameie
- For lang frist. Sendt to måneder før, i strid med maksimumsfristen
- Sak mangler i sakslisten. Vedtaket kan bli ugyldig
- Vedtektsendring ikke gjengitt, bare nevnt
- Ikke sendt alle. Én seksjonseier med kjent adresse ble uteglemt
- Saksdokumenter mangler, slik at sakene ikke kan vurderes på forhånd
Reparasjon: er samtlige stemmeberettigede til stede og samtykker i at møtet holdes tross feilen, kan den normalt repareres. Det bør da protokollføres uttrykkelig, med ordlyd om at samtlige var til stede og samtykket.
Er ikke alle til stede, er det tryggere å innkalle på nytt enn å håpe at ingen protesterer.
Protokollen
Protokollen bør uttrykkelig bekrefte at innkallingen var lovlig, med dato for utsendelsen:
«Innkalling ble sendt [dato], det vil si [x] dager før møtet, i samsvar med eierseksjonsloven § 43. Innkallingen ble godkjent uten merknader.»
Den setningen er det første en som senere vil angripe et vedtak, ser etter.
Se protokoll fra årsmøte og protokoll fra årsmøte i sameie.
Videre lesning
- Protokoll fra årsmøte
- Protokoll fra årsmøte i sameie
- Saksliste: mal og hva som skal med
- Innkalling til generalforsamling
- Protokoll eller referat: hva er forskjellen?
Oppsummert
For eierseksjonssameier: minst 8 og høyst 20 dager, ordinært årsmøte innen utgangen av juni, og et forhåndsvarsel om dato og innmeldingsfrist i tillegg til selve innkallingen. Saker som ikke står i innkallingen kan ikke vedtas, og protokollen bør uttrykkelig bekrefte at innkallingen var lovlig.
Ofte stilte spørsmål
I eierseksjonssameier skal innkalling skje med minst åtte og høyst tjue dagers varsel, jf. eierseksjonsloven § 43. For ekstraordinært årsmøte kan varselet være kortere, men aldri mindre enn tre dager. For foreninger følger fristen av vedtektene.
I eierseksjonssameier skal ordinært årsmøte holdes hvert år innen utgangen av juni, jf. eierseksjonsloven § 41. Styret skal på forhånd varsle seksjonseierne om dato for møtet og om siste frist for å melde inn saker.
Tid, sted og møteform, og en saksliste som bestemt angir sakene som skal behandles. Saker som krever vedtak må være med. Innkomne saker skal gjengis med forslag til vedtak, og saksdokumenter bør følge med.
Vedtak fattet på et årsmøte som ikke er lovlig innkalt, kan angripes. Er alle stemmeberettigede til stede og samtykker i at møtet holdes, kan feilen normalt repareres, men det bør protokollføres uttrykkelig.
Ja, men i eierseksjonssameier må fysisk møte avholdes dersom minst to seksjonseiere som til sammen har ti prosent av stemmene krever det. Møteformen skal fremgå av innkallingen og av protokollen.
