Mal
Protokoll fra årsmøte: mal for lag, foreninger og sameier
Ferdig mal for årsmøteprotokoll, med konstituering, stemmetall, valg og signering. Om hva protokollen må vise for at vedtak skal stå seg, og hva Brønnøysundregistrene ser etter.
Årsmøteprotokollen er dokumentasjonen på hva organisasjonens øverste organ har bestemt. Den brukes til registrering i Brønnøysundregistrene, som grunnlag for styrets fullmakter, og som fasit hvis et vedtak senere bestrides.
Dette er generell informasjon, ikke juridisk rådgivning. Sjekk alltid vedtektene, som kan stille egne krav.
Mal
PROTOKOLL FRA ORDINÆRT ÅRSMØTE
[Foreningen/Sameiet/Laget], org.nr. [xxx xxx xxx]
Tid: [dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx]
Sted: [adresse]
Møteform: [fysisk / digitalt / kombinert]
SAK 1 KONSTITUERING
1a) Godkjenning av innkalling
Innkalling ble sendt [dato], det vil si [x] dager før
møtet, i samsvar med [vedtektene § x / eierseksjonsloven
§ 43].
Vedtak: Innkallingen godkjennes. Enstemmig.
1b) Valg av møteleder
Vedtak: [Navn] velges som møteleder. Enstemmig.
1c) Valg av referent
Vedtak: [Navn] velges som referent. Enstemmig.
1d) Valg av to til å signere protokollen
Vedtak: [Navn] og [Navn] velges til å signere
protokollen sammen med møtelederen. Enstemmig.
1e) Registrering av stemmeberettigede
Til stede: [x] stemmeberettigede, hvorav [x] ved
fullmakt. Totalt [x] stemmer representert av
[totalt antall] mulige.
[Ved opptak: Årsmøtet samtykket ved møtestart til
lydopptak for protokollformål.]
SAK 2 ÅRSBERETNING FOR [ÅR]
Styrets årsberetning ble fremlagt av [navn].
Behandling: [kort]
Vedtak: Årsberetningen for [år] godkjennes.
Avstemning: [x] for, [x] mot, [x] blanke.
SAK 3 ÅRSREGNSKAP FOR [ÅR]
Vedtak: Årsregnskapet for [år] godkjennes.
Avstemning: [...]
SAK 4 REVISORS BERETNING
Revisors beretning ble lest opp / fremlagt.
Vedtak: Tas til orientering.
SAK 5 BUDSJETT OG FELLESKOSTNADER / KONTINGENT
Vedtak: Budsjett for [år] vedtas.
[Felleskostnadene settes til kr x per måned fra dato /
Kontingenten settes til kr x for [år].]
Avstemning: [...]
SAK 6 STYREHONORAR
Vedtak: Styrehonoraret settes til kr [x] for perioden
[dato]–[dato], fordelt slik: [...]
Avstemning: [...]
SAK 7 INNKOMNE SAKER
7.1 [Sakstittel]
Forslagsstiller: [navn]
Forslag: «[ordrett]»
Styrets innstilling: [...]
Behandling: [kort om hovedsynspunktene, også de som
ikke fikk flertall]
Vedtak: «[ordrett vedtak]»
Avstemning: [x] for, [x] mot, [x] blanke.
[Ved krav om kvalifisert flertall: Vedtaket krevde
to tredels flertall etter vedtektene § x. Kravet var
oppfylt.]
SAK 8 VALG
Valgkomiteens innstilling ble fremlagt av [navn].
Vedtak:
Styreleder: [Fullt navn], for perioden [år]–[år]
Styremedlem: [Fullt navn], for perioden [år]–[år]
Styremedlem: [Fullt navn], for perioden [år]–[år]
Varamedlem: [Fullt navn], for perioden [år]–[år]
Valgkomité: [Fullt navn], [Fullt navn]
Avstemning: [enstemmig / x for, x mot per verv]
SAK 9 EVENTUELT
[Saker til orientering. Ingen vedtak fattet under
dette punktet.]
Årsmøtet ble hevet kl. [xx.xx].
Sted, dato: ______________________
_____________________ _____________________
[Navn], møteleder [Navn], valgt til å signere
_____________________
[Navn], valgt til å signereDe fire punktene som avgjør om protokollen holder
1. Innkallingen bekreftes med dato. Setningen i sak 1a, med utsendelsesdato og henvisning til fristen, er det første en som vil angripe et vedtak ser etter. Skriv den alltid.
2. Antall stemmeberettigede er registrert. Uten dette kan man ikke etterprøve om flertallskravene var oppfylt. Fullmakter skal telles separat.
3. Vedtak er gjengitt ordrett. Ikke «årsmøtet var positive til forslaget», men den vedtatte ordlyden. Vedtaket er det som gjelder, ikke stemningen.
4. Valgene har fulle navn og perioder. Dette er det Brønnøysundregistrene trenger ved registrering av nytt styre. «Kari ble gjenvalgt» er ikke nok.
Stemmetall
Ved enstemmige vedtak holder det som regel å skrive «enstemmig». Men ta med tallene når:
- Noen stemte imot eller avsto
- Saken krevde kvalifisert flertall etter vedtektene eller loven
- Ikke alle stemmeberettigede var til stede
- Saken var omstridt og kan tenkes å bli bestridt
Krevde saken to tredels flertall, bør protokollen uttrykkelig si at kravet var oppfylt, med tallene som viser det.
Skriv også hva som ikke ble vedtatt
En protokoll som bare viser vedtakene, mister informasjonen om hvilke alternativer som ble avvist. I innkomne saker og i valg er det ofte nettopp det som blir tema senere.
Ta med hovedsynspunktene i behandlingen, også de som ikke fikk flertall. Det trenger ikke være langt, men det dokumenterer at saken faktisk ble drøftet.
Fra møte til protokoll
Årsmøter går fort, med mange stemmer og avstemninger på rad. Referenten skal samtidig telle stemmer, notere ordlyd og følge med på debatten, og den vanligste konsekvensen er at vedtaksformuleringene blir omtrentlige.
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et protokollutkast strukturert etter sakslisten, med vedtakene trukket ut. Referenten fyller inn stemmetallene og retter ordlyden mot malen over, i stedet for å rekonstruere alt fra notatblokka. Opptak avklares åpent ved møtestart og noteres i protokollen.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Tid, sted og møteform, at innkallingen var lovlig, antall stemmeberettigede til stede, hvem som ble valgt til møteleder og til å signere protokollen, hver sak med vedtak og stemmetall, og valgresultatene med navn og verv. Protokollen signeres av møteleder og de valgte.
Møtelederen og de personene årsmøtet har valgt til å signere protokollen, normalt to. Valget gjøres under konstitueringen og protokollføres.
Ved enstemmige vedtak holder det ofte å skrive at vedtaket var enstemmig. Ble det stemt, eller krevde saken kvalifisert flertall, bør stemmetallene stå. Uten dem er det vanskelig å dokumentere at flertallskravet var oppfylt.
Ved registrering av nytt styre eller endringer trenger Brønnøysundregistrene dokumentasjon på vedtaket, typisk protokollen som viser hvem som ble valgt, til hvilket verv og for hvilken periode. Sørg for at valgpunktet er entydig formulert med fulle navn.
Loven setter ikke alltid en bestemt frist for lag og foreninger, men protokollene dokumenterer organisasjonens beslutninger over tid, inkludert vedtektsendringer og valg. Etablert praksis er å oppbevare dem så lenge organisasjonen består.
