Mal
Møtereferat-mal i Word: oppsett og bruk
Slik lager du en gjenbrukbar møtereferatmal i Word, med stiler, hurtigdeler og avkryssingsbokser, og hvorfor malen sjelden er det som gjør referatene bedre.
Word er fortsatt der de fleste norske møtereferater havner, særlig når de skal signeres eller arkiveres. Her er hvordan du setter opp en mal som faktisk gjenbrukes, og en ærlig merknad om hva malen ikke løser.
For selve innholdet, se hvordan skrive referat.
Sett opp malen
1. Bygg dokumentet med stiler, ikke manuell formatering. Bruk Overskrift 1 for tittelen, Overskrift 2 for hver seksjon. Da får du automatisk innholdsfortegnelse, og alle referatene ser like ut uten at noen tenker på det.
2. Lag strukturen:
MØTEREFERAT [Overskrift 1]
Møte: [tittel]
Dato:
Tid:
Sted:
Til stede:
Fraværende:
BESLUTNINGER [Overskrift 2]
1.
OPPGAVER [Overskrift 2]
☐ [navn]: [oppgave] — frist [dato]
UTSATT [Overskrift 2]
BAKGRUNN [Overskrift 2]3. Lagre som mal. Fil → Lagre som → velg Word-mal (.dotx). Word foreslår malmappen automatisk. Nå dukker den opp under Fil → Ny, og originalen endres aldri ved et uhell.
4. Del den. Legg .dotx-fila et sted alle når, eller distribuer den via organisasjonens maloppsett i Microsoft 365.
Avkryssingsbokser
To varianter, med ulikt formål:
Symbol som punkttegn, hvis referatet skal skrives ut eller leses:
- Merk oppgavelista
- Hjem → pilen ved punktliste → Definer nytt punktmerke → Symbol
- Velg skrifttypen Wingdings 2, og tegnet for tom boks
Klikkbar boks, hvis noen skal huke av digitalt:
- Fil → Alternativer → Tilpass båndet → huk av Utvikler
- Utvikler-fanen → Avmerkingsboks-innholdskontroll
Den klikkbare er finere, men den låser deg til Word. Skal referatet limes inn i e-post eller et annet system, er symbolvarianten mer robust.
Hurtigdeler sparer mest tid
Word lar deg lagre tekstblokker du bruker igjen og igjen:
- Merk blokka, for eksempel hele oppgave-seksjonen med formatering
- Sett inn → Hurtigdeler → Lagre merket område i Hurtigdel-galleriet
- Gi den et navn, for eksempel
oppgaver - Neste gang: skriv navnet og trykk F3
Har dere flere møtetyper, lag én hurtigdel per type. Da slipper dere fire ulike maler som driver fra hverandre over tid.
Fire maler i én
I stedet for separate filer, lag én mal med alle seksjonene, og la folk slette det de ikke bruker. Erfaringen er at fire separate maler ender med at tre av dem er utdaterte innen et år.
Se møtereferat: maler for alle møtetyper for innholdet i hver av dem.
Det malen ikke løser
Her er den ærlige merknaden. En mal sikrer at feltene er der. Den sikrer ikke at de fylles ut, og den løser ikke de to problemene som faktisk gjør referater dårlige:
Referatet skrives ikke samme dag. Malen er like tom på torsdag som den var på mandag.
Den som skriver kan ikke delta. I et møte med fem personer er én femtedel av kompetansen opptatt med tastaturet, og møteleder som også fører referat gjør begge deler middelmådig.
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager utkastet med beslutninger og oppgaver allerede trukket ut. Du limer inn i Word-malen din, retter, og sender samme dag. Malen beholder du, siden det er den som gjør at referatene ser like ut og lar seg arkivere.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Sett opp dokumentet med overskriftsstiler, lagre det som Word-mal (.dotx) via Fil → Lagre som → Word-mal, og legg det i malmappen. Da kan alle starte fra det uten å endre originalen.
Enkleste vei er en punktliste med et boks-symbol som punkttegn: Sett inn → Symbol → Wingdings 2, tegnet for tom boks. Vil du kunne huke av digitalt, må Utvikler-fanen aktiveres under Fil → Alternativer → Tilpass båndet.
Word er fint når referatet skal signeres, arkiveres eller sendes som vedlegg, typisk protokoller. For løpende arbeidsmøter er delte dokumenter eller et verktøy som skriver utkastet automatisk mer praktisk, fordi referatet da faktisk blir sendt samme dag.
Word har innebygde maler under Fil → Ny, men de er generiske. En mal tilpasset møtetypene dere faktisk har er mer verdt enn en generell, og tar femten minutter å lage.
