Mal
Referat fra møte: hva det skal inneholde
Sjekkliste og ferdig mal for referat fra møte, med de fem punktene som alltid skal med, hva du trygt kan utelate, og hvor raskt referatet bør sendes ut.
Et referat fra møte skal kunne leses av noen som ikke var der, og gi dem det de trenger på under et minutt. Her er sjekklista, malen og de vanligste feilene.
Sjekkliste
- Tid og sted, eventuelt møteform
- Deltakere, og hvem som var fraværende
- Beslutninger, formulert så noen kan handle på dem
- Oppgaver med navn og frist
- Utsatte saker, med begrunnelse og nytt tidspunkt
- Uenighet, der den har betydning
- Sendt ut samme dag
Mal
REFERAT: [møtets tittel]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn], [Navn], [Navn]
Fraværende: [Navn]
BESLUTNINGER
1. [Hva som ble bestemt, i én setning]
2. [...]
OPPGAVER
- [ ] [Navn]: [oppgave] — frist [dato]
- [ ] [Navn]: [oppgave] — frist [dato]
UTSATT
- [Sak], til [møte eller dato], fordi [årsak]
BAKGRUNN
[Kun der beslutningen trenger forklaring. To til fem setninger
per sak: hvilke alternativer ble vurdert, og hva var avgjørende.]Rekkefølgen er valgt med hensikt. Beslutninger og oppgaver først, bakgrunn sist. De fleste som åpner et referat leter etter hva de selv skal gjøre, og finner det ikke hvis det ligger i avsnitt sju.
Hva du trygt kan utelate
| Utelat | Hvorfor |
|---|---|
| «Møtet ble åpnet kl. 09.00» | Klokkeslettet står allerede i toppen |
| Småprat og innledninger | Ingen leser det |
| Ordrett gjengivelse av samtalen | Gjør referatet ulesbart |
| «Saken ble grundig diskutert» | Sier ingenting |
| Alt som ikke fikk en konsekvens | Skjedde det ingenting, trenger ingen å vite det |
Unntaket er formelle organer og personalsaker, der gjengivelsen i seg selv er poenget. Se protokoll eller referat.
Oppgaver trenger tre ting
Hvem, hva og innen når. Mangler ett av dem, blir oppgaven ikke gjort:
- «Vi må følge opp kunden» → ingen gjør det
- «Kari følger opp kunden» → skjer kanskje
- «Kari ringer kunden innen fredag 8. august» → skjer
Skriv navn, ikke roller. «Markedsavdelingen ser på det» er ingen oppgave, det er en adresse ingen bor på.
Send det samme dag
Dette er det enkleste grepet med størst effekt, og det som oftest glipper.
Et referat skrives typisk på slutten av en travel dag, fra notater tatt mens man egentlig prøvde å følge med. Jo lenger det går, jo mer forsvinner, og jo mindre nytte har det: oppgavene med frist på fredag er lite verdt hvis referatet kommer på torsdag.
Faste møter: legg dem samlet
Ved møter som gjentar seg, er det verdt å legge referatene ett sted alle finner dem, og å ha et fast punkt øverst i neste møte for status på forrige runde. Uten det forsvinner oppgavene i det stille, og de samme sakene kommer opp igjen.
Se møteagenda: mal og struktur for hvordan agenda og referat bør speile hverandre.
La møtet skrive seg selv
Den som fører referat kan ikke delta ordentlig, og den som leder møtet bør ikke sitte bøyd over tastaturet.
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et referatutkast med beslutninger og oppgaver trukket ut som egne lister med eier og frist. Du retter og sender samme dag. For møter med sensitivt innhold kjører Sayable Lokal transkriberingen på din egen maskin, uten at lyden forlater datamaskinen.
Opptak skal alltid avklares åpent ved møtestart. Se er det lov å ta opp møter i Norge.
Videre lesning
- Hvordan skrive referat
- Hva er et referat?
- Møtereferat: maler for alle møtetyper
- Referat: eksempel du kan kopiere
- Møteagenda: mal og struktur
- Referatmal-generator
- Malbibliotek: referatmal for hver møtetype
- Aksjonspunkt
Oppsummert
Fem punkter: deltakere, beslutninger, oppgaver med navn og frist, utsatte saker, og uenighet der den betyr noe. Beslutninger først, bakgrunn sist. Send det samme dag, ellers har det ingen hensikt.
Ofte stilte spørsmål
Tid, sted og deltakere, beslutninger, oppgaver med navn og frist, saker som ble utsatt, og eventuell uenighet der den har betydning. Diskusjonen gjengis bare der den forklarer hvorfor beslutningen ble som den ble.
Samme dag. Et referat som kommer en uke senere blir ikke lest, og oppgavene i det er allerede forsinket. Kommer det etter neste møte, har det ingen funksjon.
Alle som deltok, alle som var invitert men ikke kunne møte, og alle som har en oppgave i det. Ved faste møter er det ofte praktisk å legge referatene samlet et sted alle finner dem igjen.
For vanlige arbeidsmøter holder det å sende det ut med mulighet for å si fra om noe er feil. I formelle organer godkjennes forrige referat som egen sak i neste møte, og det protokollføres.
For et vanlig arbeidsmøte holder ofte en halv side. Blir referatet lengre enn agendaen, gjengir det sannsynligvis for mye av samtalen og for lite av beslutningene.
