Projekt och drift
Mall: protokoll från beslutsmöte
Protokollmall för möten som ska sluta i ett beslut, med alternativen som övervägdes, vem som bestämde, och vad som krävs för att ändra beslutet.
PROTOKOLL: BESLUTSMÖTE
Ärende: [vad som skulle avgöras, i en mening]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
[Namn], [roll] — beslutsfattare
[Namn], [roll]
Frånvarande: [Namn]
FRÅGAN
[Formulerad som en fråga med ett svar. ”Ska vi X eller Y senast Z?”
Inte ”diskutera X”.]
ALTERNATIV SOM ÖVERVÄGDES
A) [Alternativ]
För: [...]
Mot: [...]
Kostnad och tid: [...]
B) [Alternativ]
För: [...]
Mot: [...]
Kostnad och tid: [...]
C) Göra ingenting
[Alltid med. Det är ofta det reella alternativet, och det som
sällan bedöms på lika villkor.]
BESLUT
Valt: [alternativ]
Beslutat av: [namn], [roll]
Datum: [datum]
MOTIVERING
[Vad som var avgörande. Två till fem meningar.]
RESERVATION
[Vem som var oenig, och vad invändningen gällde. Skriv ner det:
det är värt mycket när ärendet utvärderas senare.]
FÖRUTSÄTTNINGAR BESLUTET VILAR PÅ
- [Det vi tror är sant, och som inte är bekräftat]
DETTA HADE ÄNDRAT SVARET
- [Ny information som hade fått oss att välja annorlunda. Skriv det
nu, medan ni fortfarande minns varför.]
GENOMFÖRANDE
| # | Vad | Ansvarig | Frist |
|---|-----|----------|-------|
| 1 | | | |
KOMMUNICERAS TILL
[Vem som måste veta, av vem, och när.]
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- Ha alltid med ”göra ingenting”. Det är det reella alternativet i de flesta ärenden, och det som mest sällan bedöms på lika villkor med de andra.
- Skriv ett namn som beslutsfattare. Också när gruppen var enig. ”Vi blev överens” är inte ett namn, och ett beslut utan ägare tas om igen.
- Fyll i ”detta hade ändrat svaret”. Det gör det legitimt att ta upp ärendet igen när något faktiskt ändras, och illegitimt att ta upp det igen för att någon är missnöjd.
- Skriv ner reservationen. Den som var oenig hade ofta en poäng, och det är värt att hitta igen när beslutet utvärderas.
Se även
Styrgruppsmöte när beslutet kräver mandat uppifrån, och utvärderingsmöte för genomgången i efterhand.
Vanliga frågor
Beslutet, vem som tog det, alternativen som övervägdes och varför de förkastades. Utan alternativen är protokollet oanvändbart när ärendet kommer upp igen, för då vet ingen vad som redan är övervägt.
För att ”gruppen blev överens” inte är ett namn. När beslutet ska ändras, eller när någon ska stå för det, behöver organisationen veta vem som äger det.
Det är ett i förväg avtalat kriterium: vilken ny information som hade ändrat svaret. Det skiljer ett genomtänkt beslut från ett som bara kändes rätt, och det gör det legitimt att ta upp ärendet igen när kriteriet faktiskt inträffar.