Prosjekt og drift
Mal: referat fra beslutningsmøte
Referatmal for møter som skal ende i en beslutning, med alternativene som ble vurdert, hvem som bestemte, og hva som skal til for å gjøre om vedtaket.
REFERAT: BESLUTNINGSMØTE
Sak: [hva som skulle avgjøres, i én setning]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn], [rolle] — beslutningstaker
[Navn], [rolle]
Fraværende: [Navn]
SPØRSMÅLET
[Formulert som et spørsmål med et svar. «Skal vi X eller Y innen Z?»
Ikke «diskutere X».]
ALTERNATIVER SOM BLE VURDERT
A) [Alternativ]
For: [...]
Mot: [...]
Kostnad og tid: [...]
B) [Alternativ]
For: [...]
Mot: [...]
Kostnad og tid: [...]
C) Gjøre ingenting
[Alltid med. Det er ofte det reelle alternativet, og det som
sjeldnest blir vurdert på like vilkår.]
BESLUTNING
Valgt: [alternativ]
Besluttet av: [navn], [rolle]
Dato: [dato]
BEGRUNNELSE
[Hva som var avgjørende. To til fem setninger.]
DISSENS
[Hvem som var uenige, og hva innvendingen gikk på. Skriv det ned:
det er verdt mye når saken evalueres senere.]
FORUTSETNINGER BESLUTNINGEN HVILER PÅ
- [Det vi tror er sant, og som ikke er bekreftet]
DETTE VILLE ENDRET SVARET
- [Ny informasjon som ville gjort at vi valgte annerledes. Skriv det
nå, mens dere fortsatt husker hvorfor.]
IVERKSETTING
| # | Hva | Ansvarlig | Frist |
|---|-----|-----------|-------|
| 1 | | | |
KOMMUNISERES TIL
[Hvem som må vite, av hvem, og når.]
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- Ha alltid med «gjøre ingenting». Det er det reelle alternativet i de fleste saker, og det som sjeldnest vurderes på like vilkår med de andre.
- Skriv ett navn som beslutningstaker. Også når gruppen var enig. «Vi ble enige» er ikke et navn, og en beslutning uten eier blir tatt om igjen.
- Fyll ut «dette ville endret svaret». Det gjør det legitimt å ta saken opp igjen når noe faktisk endrer seg, og illegitimt å ta den opp igjen fordi noen er misfornøyd.
- Skriv ned dissensen. Den som var uenig, hadde ofte et poeng, og det er verdt å finne igjen når beslutningen evalueres.
Se også
Styringsgruppemøte når beslutningen krever mandat ovenfra, og evalueringsmøte for gjennomgangen i etterkant.
Ofte stilte spørsmål
Beslutningen, hvem som tok den, alternativene som ble vurdert og hvorfor de ble forkastet. Uten alternativene er referatet ubrukelig når saken kommer opp igjen, for da vet ingen hva som allerede er vurdert.
Fordi «gruppen ble enige» ikke er et navn. Når beslutningen skal endres, eller når noen må stå for den, trenger organisasjonen å vite hvem som eier den.
Det er et forhåndsavtalt kriterium: hvilken ny informasjon som ville endret svaret. Det skiller en gjennomtenkt beslutning fra en som bare føltes riktig, og det gjør det legitimt å ta saken opp igjen når kriteriet faktisk inntreffer.