Kunde og salg
Skabelon: referat fra kundemøde
Referatskabelon til kundemøder, med det kunden faktisk sagde, aftaler, forbehold og et felt for det, der blev lovet mundtligt og skal tjekkes mod aftalen.
REFERAT: MØDE MED [kunde]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller mødeform]
TIL STEDE
Fra [kunde]: [Navn], [rolle]
Fra os: [Navn], [rolle]
FORMÅLET MED MØDET
[Én sætning.]
DET, KUNDEN SAGDE
[Kundens situation, behov og prioriteringer, med kundens egne ord, hvor
formuleringen betyder noget. Dette er den del, der er mest værd, når
sagen tages op igen om tre måneder.]
AFTALT
1. [Hvad der blev aftalt, formuleret så begge parter kan genkende det]
2. [...]
FORBEHOLD
- [Det, der blev sagt med forbehold, og hvad forbeholdet gælder]
NÆVNT MUNDTLIGT, SKAL TJEKKES
- [Det, der blev lovet eller antydet i mødet, og som skal kontrolleres
mod aftalen, før det bekræftes. Tjekkes af [navn] inden [dato].]
OPGAVER
| # | Opgave | Hos hvem | Frist |
|---|--------|----------|-------|
| 1 | | | |
NÆSTE SKRIDT
[Hvad der sker nu, hvem der tager initiativet, og hvornår.]
Referat ført af: [navn]
Sig til, hvis noget er opfattet forkert, så retter vi det.Sådan bruger du den
- Skriv »nævnt mundtligt, skal tjekkes« hver gang. Det, der bliver lovet i farten i et kundemøde, er den mest almindelige kilde til leverancer, ingen har budgetteret med. Fem minutters kontrol mod aftalen sparer måneder.
- Gengiv kunden med kundens egne ord, hvor formuleringen betyder noget. En omskrevet version mister den nuance, der var pointen.
- Send det til kunden, med invitation til at rette. Et internt referat fanger ingen misforståelser.
- Sæt navn på næste skridt. »Vi tager kontakt« er ikke et næste skridt.
Optag mødet i stedet for at notere
Den, der noterer i et kundemøde, deltager dårligere i det, og det mærkes. Sayable optager mødet, skriver det ud og trækker aftaler og opgaver ud som egne lister, så du kan følge med på kunden i stedet for på tastaturet. Afklar optagelsen åbent ved mødestart.
Ofte stillede spørgsmål
Ja, samme dag. Referatet er både en service og en beskyttelse: det fanger misforståelser, mens de er billige at rette, og det dokumenterer, hvad der faktisk blev aftalt.
Skriv dem op under et eget punkt, og tjek dem mod aftalen, før referatet sendes. Mundtlige løfter i kundemøder er den mest almindelige kilde til leverancer, ingen har budgetteret med.
Ja, med en linje om at sige til, hvis noget er opfattet forkert. Et internt referat, kunden aldrig ser, fanger ingen misforståelser.