Kund och försäljning
Mall: protokoll från kundmöte
Protokollmall för kundmöten, med det kunden faktiskt sade, överenskommelser, förbehåll och ett eget fält för det som lovades muntligt och måste kontrolleras mot avtalet.
PROTOKOLL: MÖTE MED [kund]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
Från [kund]: [Namn], [roll]
Från oss: [Namn], [roll]
SYFTET MED MÖTET
[En mening.]
DET KUNDEN SADE
[Kundens situation, behov och prioriteringar, med kundens egna ord där
formuleringen betyder något. Detta är den del som är värd mest när
ärendet tas upp igen om tre månader.]
ÖVERENSKOMMET
1. [Vad som avtalades, formulerat så båda parter känner igen sig]
2. [...]
FÖRBEHÅLL
- [Det som sades med förbehåll, och vad förbehållet gäller]
NÄMNT MUNTLIGT, MÅSTE KONTROLLERAS
- [Det som lovades eller antyddes i mötet, och som måste kontrolleras
mot avtalet innan det bekräftas. Kontrolleras av [namn] senast [datum].]
UPPGIFTER
| # | Uppgift | Hos vem | Frist |
|---|---------|---------|-------|
| 1 | | | |
NÄSTA STEG
[Vad som händer nu, vem som tar initiativet, och när.]
Protokoll fört av: [namn]
Säg till om något uppfattats fel, så rättar vi det.Så använder du den
- Skriv ”nämnt muntligt, måste kontrolleras” varje gång. Det som lovas i farten i ett kundmöte är den vanligaste källan till leveranser ingen har budgeterat för. Fem minuters kontroll mot avtalet sparar månader.
- Återge kunden med kundens egna ord där formuleringen betyder något. En omskriven version tappar nyansen som var poängen.
- Skicka det till kunden, med inbjudan att korrigera. Ett internt protokoll fångar inga missförstånd.
- Sätt namn på nästa steg. ”Vi hör av oss” är inte ett nästa steg.
Spela in mötet i stället för att anteckna
Den som antecknar i ett kundmöte deltar sämre i det, och det märks. Sayable spelar in mötet, skriver ut det och plockar ut överenskommelser och uppgifter som egna listor, så att du kan följa kunden i stället för tangentbordet. Klargör inspelningen öppet vid mötesstart.
Vanliga frågor
Ja, samma dag. Protokollet är både en tjänst och ett skydd: det fångar missförstånd medan de är billiga att rätta, och det dokumenterar vad som faktiskt avtalades.
Skriv upp dem under en egen punkt och kontrollera dem mot avtalet innan protokollet skickas. Muntliga löften i kundmöten är den vanligaste källan till leveranser ingen har budgeterat för.
Ja, med en rad om att säga till om något uppfattats fel. Ett internt protokoll kunden aldrig ser fångar inga missförstånd.