Kunde og salg
Mal: referat fra kundemøte
Referatmal for kundemøter, med det kunden faktisk sa, avtaler, forbehold og et eget felt for det som ble lovet muntlig og som må sjekkes mot avtalen.
REFERAT: MØTE MED [kunde]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
Fra [kunde]: [Navn], [rolle]
Fra oss: [Navn], [rolle]
FORMÅLET MED MØTET
[Én setning.]
DET KUNDEN SA
[Kundens situasjon, behov og prioriteringer, med kundens egne ord der
formuleringen betyr noe. Dette er den delen som er verdt mest når
saken tas opp igjen om tre måneder.]
AVTALT
1. [Hva som ble avtalt, formulert så begge parter kjenner seg igjen]
2. [...]
FORBEHOLD
- [Det som ble sagt med forbehold, og hva forbeholdet gjelder]
NEVNT MUNTLIG, MÅ SJEKKES
- [Det som ble lovet eller antydet i møtet, og som må kontrolleres
mot avtalen før det bekreftes. Sjekkes av [navn] innen [dato].]
OPPGAVER
| # | Oppgave | Hos hvem | Frist |
|---|---------|----------|-------|
| 1 | | | |
NESTE STEG
[Hva som skjer nå, hvem som tar initiativet, og når.]
Referat ført av: [navn]
Si fra hvis noe er feil oppfattet, så retter vi det.Slik bruker du den
- Skriv «nevnt muntlig, må sjekkes» hver gang. Det som blir lovet i farten i et kundemøte, er den vanligste kilden til leveranser ingen har budsjettert for. Fem minutters kontroll mot avtalen sparer måneder.
- Gjengi kunden med kundens egne ord der formuleringen betyr noe. En omskrevet versjon mister nyansen som var poenget.
- Send det til kunden, med invitasjon til å korrigere. Et internt referat fanger ingen misforståelser.
- Sett navn på neste steg. «Vi tar kontakt» er ikke et neste steg.
Ta opp møtet i stedet for å notere
Den som noterer i et kundemøte, deltar dårligere i det, og det merkes. Sayable tar opp møtet, skriver det ut på norsk og trekker avtaler og oppgaver ut som egne lister, slik at du kan følge med på kunden i stedet for på tastaturet. Opptaket avklares åpent ved møtestart.
Ofte stilte spørsmål
Ja, samme dag. Referatet er både en tjeneste og en beskyttelse: det fanger misforståelser mens de er billige å rette, og det dokumenterer hva som faktisk ble avtalt.
Skriv dem opp i et eget punkt og sjekk dem mot avtalen før referatet sendes. Muntlige løfter i kundemøter er den vanligste kilden til leveranser ingen har budsjettert for.
Ja, med en linje om å si fra hvis noe er feil oppfattet. Et internt referat kunden aldri ser, fanger ingen misforståelser.