Arbetsliv och HR
Mall: protokoll från avdelningsmöte
Protokollmall för avdelningsmöten, med status, prioriteringar framåt, ärenden från medarbetarna och uppgifter med ägare och tidsfrist.
PROTOKOLL: AVDELNINGSMÖTE [avdelning]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
[Namn, namn, namn]
Frånvarande: [Namn]
UPPFÖLJNING FRÅN FÖRRA MÖTET
- [Ärende]: [status]
STATUS I AVDELNINGEN
[Kort. Avvikelser och det som ändrats, inte allt som går som vanligt.]
PRIORITERINGAR FRAMÅT
1. [Det viktigaste, och vad som eventuellt får ge vika]
2. [...]
ÄRENDEN FRÅN MEDARBETARNA
1. [Ärende]. [Vad som beslutades eller svarades.]
BESLUT
1. [Vad som beslutades]
UPPGIFTER
- [ ] [Namn]: [uppgift] — senast [datum]
- [ ] [Namn]: [uppgift] — senast [datum]
BORDLAGT
- [Ärende], till [datum], eftersom [orsak]
NÄSTA MÖTE
[datum, kl.]
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- Skriv vad som får ge vika när något prioriteras upp. En prioriteringslista utan det är en önskelista. Det är nedprioriteringen som är beslutet.
- Låt ”ärenden från medarbetarna” stå kvar även när listan är tom. En fast punkt som ibland är tom bjuder ändå in. En punkt som inte finns gör inte det.
- Rotera vem som för protokoll. Den som skriver följer sämst med. Går uppgiften runt fördelas den kostnaden.
Mötet kostar mer än du tror
Ett veckovis avdelningsmöte på en timme med tio personer kostar en betydande summa på ett år i arbetsgivarkostnad. Räkna ut ditt eget tal, och använd det för att avgöra vem som faktiskt behöver vara där.
Vanliga frågor
Avdelningsmötet handlar om arbetet: prioriteringar, fördelning och fackliga frågor i sak. Personalmötet handlar om arbetsplatsen: information från ledningen, arbetsmiljö och ärenden de anställda anmäler. I små verksamheter smälter de ofta samman.
Varannan vecka är vanligt för avdelningar där arbetet är beroende tvärs över. Går arbetet i parallella spår med litet beroende räcker det med månadsvis.
Lägg det någonstans andra avdelningar kan hitta det om de vill. Protokoll som bara cirkulerar internt gör att samma fråga ställs på nytt i grannmötet.