Arbetsliv och HR
Mall: protokoll från stormöte
Protokollmall för stormöten, med informationen som gavs, frågorna från salen och de ärliga svaren, inklusive det ledningen inte kunde svara på.
PROTOKOLL: STORMÖTE
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller strömning]
[antal] deltagare i sal, [antal] på ström.
INLEDNING AV
[Namn], [roll]
INFORMATION SOM GAVS
1. [Tema]
[Kort återgivning av huvudpunkterna. Siffror där siffror angavs.]
2. [Tema]
[...]
FRÅGOR FRÅN SALEN
1. [Fråga]
Svar: [vad som svarades, av vem]
2. [Fråga]
Svar: [...]
FRÅGOR VI INTE KUNDE SVARA PÅ I DAG
- [Fråga]. Svar kommer från [namn] senast [datum], via [kanal].
DET SOM HÄNDER NU
| Vad | När | Vem informerar |
|-----|-----|----------------|
| | | |
Inspelning och bilder ligger på [plats].
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- Skriv upp frågorna ni inte kunde svara på. Med namn och datum. Det är den enda delen av ett stormöte som skiljer öppenhet från uppträdande, och det som avgör om folk ställer frågor nästa gång.
- Namnge inte frågeställarna. Ett protokoll som knyter en kritisk fråga till en person gör att nästa stormöte blir tyst.
- Återge siffror som angavs. Muntliga siffror från en scen minns halva salen fel.
- Skicka protokollet till alla, också dem som inte var anmälda. Ett stormöte handlar per definition om något som angår alla.
Öppna för skriftliga frågor i förväg
De svåraste frågorna kommer sällan från en mikrofon framför trehundra kollegor. Samla in dem anonymt i förväg, och svara på dem i mötet. Då handlar stormötet om det folk faktiskt undrar över.
Vanliga frågor
Informationen som gavs, frågorna från salen, och svaren. Särskilt frågorna som inte kunde besvaras på plats, med ett namn och ett datum för när svaret kommer.
Det är vanligt i stora organisationer, både för dem som inte kunde delta och för att protokollet ska bli rätt. Inspelningen ska aviseras vid start, och frågor från salen bör kunna ställas utan att frågeställaren namnges i protokollet.
Öppna för skriftliga frågor i förväg och anonymt. De svåraste frågorna kommer sällan från en mikrofon framför trehundra kollegor.