Arbetsliv och HR
Mall: protokoll från ledningsmöte
Protokollmall för ledningsgruppens fasta möte, med beslut, det som beslutades att inte göra, och ett eget fält för vad som kommuniceras vidare och av vem.
PROTOKOLL: LEDNINGSMÖTE
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
[Namn], [roll]
[Namn], [roll]
Frånvarande: [Namn]
UPPFÖLJNING FRÅN FÖRRA MÖTET
- [Ärende]: [status]
BESLUT
1. [Vad som beslutades, formulerat så att någon som inte var
närvarande kan handla på det]
2. [...]
BESLUTAT ATT INTE GÖRA
- [Ärende]: [nej, och varför. Detta hindrar att ärendet kommer upp
igen om tre veckor som om ingenting hänt.]
UPPGIFTER
| # | Uppgift | Ansvarig | Frist |
|---|---------|----------|-------|
| 1 | | | |
KOMMUNICERAS VIDARE
| Vad | Till vem | Av vem | När |
|-----|----------|--------|-----|
| | | | |
FÖRTROLIGT
[Ärenden som inte delas vidare. Håll dem samlade här, så att resten av
protokollet kan skickas ut utan redigering.]
NÄSTA MÖTE
[datum, kl.]
Protokoll fört av: [namn]Så använder du den
- ”Kommuniceras vidare” är den viktigaste tabellen. Ett beslut som inte når fram till dem som ska handla på det är inte taget. Sätt namn och datum, inte ”vi informerar”.
- Skriv ner nejen. Ärenden utan dokumenterat avslag kommer alltid tillbaka, och då startar diskussionen om.
- Håll förtroliga ärenden samlade. Då kan resten av protokollet skickas ut som det är, i stället för att bli liggande för att någon måste klippa i det först.
- Skilj beslut från diskussion. Ledningsgrupper diskuterar mycket och bestämmer lite. Protokollet gör skillnaden synlig, vilket är obehagligt och nyttigt.
När ledningsgruppen tar samma ärende tre gånger
Det beror nästan alltid på att det inte är skrivet vem som bestämmer. Sätt ett namn per beslut, också när gruppen är enig.
Vanliga frågor
Beslut, uppgifter med ägare och tidsfrist, och vad som ska kommuniceras vidare till organisationen och av vem. Den sista punkten är den som oftast saknas, och den som gör att beslut stannar i ledningsgruppen.
Dela det som berör dem, och säg vem som gör det. Vissa ärenden är förtroliga, och då bör protokollet ha en egen del för dem. Ett protokoll som inte kan delas alls är i regel skrivet utan att någon tänkte på vem som skulle handla på det.
Skriv ner vad som beslutades att inte göra, och varför. Ärenden utan dokumenterat nej kommer alltid tillbaka, och då startar diskussionen om.