Projekt och drift
Mall: protokoll från statusmöte
Kort protokollmall för statusmöten, byggd för att hålla mötet på tjugo minuter. Med en fast plats för ärenden som bara berör två av deltagarna.
PROTOKOLL: STATUSMÖTE [team eller område], vecka [__]
[datum], kl. [__.__]–[__.__] | [plats eller mötesform]
NÄRVARANDE
[Namn, namn, namn] (eller: hela teamet, [antal] personer)
STATUS
[Allt går enligt plan, med dessa undantag:]
- [Det som står still, och vad som blockerar]
BESLUT
1. [Vad som beslutades]
UPPGIFTER
- [ ] [Namn]: [uppgift] — senast [datum]
- [ ] [Namn]: [uppgift] — senast [datum]
TAS UTANFÖR MÖTET
- [Ärende]: [namn] och [namn] tar det direkt.
NÄSTA MÖTE
[datum, kl.]Så använder du den
- Skriv undantagen, inte statusen. ”Allt går enligt plan, med ett undantag” är en fullvärdig statusrapport. Listan över allt som går bra är det ingen som läser.
- Använd ”tas utanför mötet” aktivt. Ett statusmöte spårar alltid ur på något som berör två av sju. En fast plats för det är skillnaden mellan tjugo och fyrtio minuter.
- Skriv ingen bakgrund. Behöver ett ärende förklaring hör det hemma i ett annat möte.
När statusmötet bör ställas in
Om protokollet tre veckor i rad bara innehåller ”allt går enligt plan” har mötet ingen funktion längre. Då räcker skriftlig status, och mötestiden kan användas till något annat.
Vanliga frågor
Några få rader. Ett statusmöte som producerar en sida protokoll har egentligen varit ett arbetsmöte, och då bör det heta så.
Helst inte. Rundan runt bordet är den dyraste formen av informationsöverföring som finns. Be om skriftlig status före mötet, och använd mötet till det som är oklart eller står still.
Sätt dem under en fast punkt kallad ”tas utanför mötet”, med namn på vem som tar den. Då håller mötet tiden utan att ärendet försvinner.