Prosjekt og drift
Mal: referat fra statusmøte
Kort referatmal for statusmøter, bygget for å holde møtet på tjue minutter. Med et fast sted å plassere saker som bare angår to av deltakerne.
REFERAT: STATUSMØTE [team eller område], uke [__]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn, navn, navn] (eller: hele teamet, [antall] personer)
STATUS
[Alt går som planlagt, med disse unntakene:]
- [Det som står fast, og hva som blokkerer]
BESLUTNINGER
1. [Hva som ble bestemt]
OPPGAVER
- [ ] [Navn]: [oppgave] — frist [dato]
- [ ] [Navn]: [oppgave] — frist [dato]
TAS UTENFOR MØTET
- [Sak]: [navn] og [navn] tar den direkte.
NESTE MØTE
[dato, kl.]Slik bruker du den
- Skriv unntakene, ikke statusen. «Alt går som planlagt, med ett unntak» er en fullverdig statusrapport. Listen over alt som går bra er det ingen som leser.
- Bruk «tas utenfor møtet» aktivt. Et statusmøte sporer alltid av på noe som angår to av de sju. Et fast sted å plassere det er forskjellen på tjue og førti minutter.
- Ikke skriv bakgrunn. Trenger en sak forklaring, hører den hjemme i et annet møte.
Når statusmøtet bør avlyses
Hvis referatet tre uker på rad bare inneholder «alt går som planlagt», har møtet ingen funksjon lenger. Da er skriftlig status nok, og møtetiden kan brukes på noe annet. Regn gjerne ut hva det koster først, med møtekostnadskalkulatoren.
Ofte stilte spørsmål
Noen få linjer. Et statusmøte som produserer en side referat har egentlig vært et arbeidsmøte, og da bør det hete det.
Helst ikke. Runden rundt bordet er den dyreste formen for informasjonsoverføring som finnes. Be om skriftlig status før møtet, og bruk møtet på det som er uklart eller står fast.
Sett dem i et fast punkt kalt «tas utenfor møtet», med navn på hvem som tar den. Da holder møtet tiden uten at saken forsvinner.