Mal
Agenda for avdelingsmøte: mal og fast struktur
Ferdig agenda for avdelingsmøte med fast struktur som fungerer uke etter uke, hva som skiller det fra personalmøtet, og hvordan man unngår at møtet blir en runde med statusoppdateringer.
Avdelingsmøtet er driftsmøtet: det handler om arbeidet som skal gjøres, hva som står fast, og hva som må prioriteres. Det skiller seg fra personalmøtet, som handler om informasjon og arbeidsmiljø.
For prinsippene bak agendabygging, se møteagenda: mal og struktur.
Fast struktur, ikke ny agenda hver uke
Faste møter tjener på en fast struktur. Da vet alle hva de skal forberede, og møtelederen bygger ikke agendaen på nytt hver gang.
AGENDA: AVDELINGSMØTE [avdeling]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 40 min
FØR MØTET
Alle legger inn skriftlig status i [sted] innen
[tidspunkt dagen før]. Vi bruker ikke møtetid på
statusrunder.
1. Oppfølging fra sist [5 min]
Hva ble avtalt, og hva har skjedd
2. Uken som kommer: prioriteringer [10 min]
Eier: [leder] | Avklaring
Hva er viktigst, og hva nedprioriterer vi
3. Det som står fast [15 min]
Eier: den som står fast | Avklaring
Kun saker som trenger en avgjørelse eller hjelp
fra andre i rommet
4. Beslutninger [7 min]
Eier: per sak | BESLUTNING
4.1 [sak], forslag: [...]
5. Hvem gjør hva [3 min]
TAS UTENFOR MØTETStatusrunden er problemet
Avdelingsmøter oppleves oftest som bortkastet tid på grunn av statusrunden: åtte personer forteller etter tur hva de har gjort, mens de sju andre venter på tur.
Informasjonen er nyttig. Møteformatet er feil måte å formidle den på. Skriftlig status før møtet tar hver enkelt to minutter, kan leses på ett minutt, og frigjør tjue minutter møtetid.
Bruk møtetiden på det som faktisk krever at folk er i samme rom:
- Prioriteringer, når flere ting ikke kan gjøres samtidig
- Hindringer, der noen andre i rommet kan løse dem
- Beslutninger, som trenger flere perspektiver
- Koordinering, der arbeidet til to personer griper inn i hverandre
Punkt 3 skal være trygt
«Det som står fast» fungerer bare hvis det er trygt å si at man står fast. Blir det behandlet som en innrømmelse av at man ikke får jobben gjort, slutter folk å bruke punktet, og problemene dukker opp for sent.
To grep som hjelper:
Lederen går først. Sier lederen jevnlig hva hun står fast på, blir det normalt.
Ingen løsning i møtet. Punktet handler om å identifisere hindringen og avklare hvem som hjelper, ikke om å løse den der og da. Løsningen tas utenfor møtet, av dem det angår.
Når møtet ikke trengs
Faste møter har en tendens til å overleve sin egen nytte. Sjekk med jevne mellomrom:
- Går det flere uker der punkt 3 og 4 er tomme? Da holder skriftlig status
- Er det alltid de samme to som snakker? Da er det egentlig et møte for to
- Bruker halve rommet møtet til å gjøre annet arbeid? Da angår det ikke dem
Det er helt legitimt å redusere frekvensen, eller å dele møtet i to mindre.
Referat
Et kort avdelingsmøtereferat trenger bare tre ting:
- Hva ble besluttet
- Hvem gjør hva, innen når
- Hva som ble tatt utenfor møtet, og hvem som følger opp
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og trekker ut beslutninger og oppgaver med eier og frist. For et ukentlig møte betyr det at referatet finnes uten at noen bruker tid på å skrive det, og at punkt 1 i neste ukes agenda skriver seg selv.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Avdelingsmøtet er driftsmøtet for én avdeling og handler om arbeidet: prioriteringer, hindringer og koordinering. Personalmøtet samler alle i virksomheten eller enheten og handler om informasjon, arbeidsmiljø og saker fra de ansatte.
30 til 45 minutter for et ukentlig møte. Går det systematisk over tiden, er det som regel fordi møtet brukes til statusrunder som kunne vært skriftlige.
Send status skriftlig før møtet, og bruk møtetiden på det som krever at flere er i samme rom: prioriteringer, hindringer og beslutninger. Statusrunden er den vanligste grunnen til at møter oppleves som bortkastet tid.
Ja. Faste møter tjener på en fast struktur i stedet for en ny agenda hver gang. Da vet alle hva de skal forberede, og møtelederen slipper å bygge agendaen på nytt hver uke.
