Mal
Agenda-mal for ulike møtetyper
Ferdige agenda-maler for statusmøte, beslutningsmøte, prosjektmøte, kundemøte, workshop, oppstartsmøte, en-til-en og retrospektiv. Kopier den som passer.
Her er ferdige agenda-maler for de vanligste møtetypene. For prinsippene bak, se møteagenda: mal og struktur som faktisk virker.
Alle malene følger samme logikk: hvert punkt har eier, tid og en tydelig beskjed om hva det skal ende med.
Statusmøte
AGENDA: STATUSMØTE [prosjekt/team]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 30 min
FORMÅL
Alle vet hvor vi står, og hindringer er fanget opp.
1. Siden sist [5 min]
Eier: [navn] | Orientering
2. Status per arbeidsstrøm [12 min]
Eier: hver strømansvarlig | Orientering
Format: ferdig, pågår, står fast
3. Hindringer og risiko [8 min]
Eier: [navn] | Avklaring
Kun det som trenger en avgjørelse eller hjelp
4. Hvem gjør hva til neste gang [5 min]
TAS UTENFOR MØTETBeslutningsmøte
AGENDA: BESLUTNING OM [sak]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 45 min
FORMÅL
Vi lander [saken] i dette møtet.
FORBEREDELSE
Les [underlag] før møtet. Møtet starter ikke med
en gjennomgang.
1. Rammen for beslutningen [5 min]
Eier: [navn] | Orientering
Hva skal avgjøres, hva ligger fast, hvem bestemmer
2. Alternativene [10 min]
Eier: [navn] | Orientering
A: [...] B: [...] C: [...]
3. Drøfting [20 min]
Eier: møteleder | Avklaring
Innvendinger og risiko per alternativ
4. Beslutning [7 min]
Eier: [beslutningstaker] | BESLUTNING
Innstilling: [alternativ X, fordi ...]
5. Hva skjer nå [3 min]
Hvem gjør hva, innen når, hvem informeresProsjektmøte
AGENDA: PROSJEKTMØTE [prosjekt]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 60 min
1. Status mot plan [10 min]
Eier: prosjektleder | Orientering
2. Beslutninger som må tas i dag [20 min]
Eier: per sak | BESLUTNING
2.1 [sak], forslag: [...]
2.2 [sak], forslag: [...]
3. Risiko og avhengigheter [10 min]
Eier: [navn] | Avklaring
4. Endringer i omfang, tid eller kostnad [10 min]
Eier: prosjektleder | Avklaring
5. Neste periode og ansvar [10 min]
TAS UTENFOR MØTETKundemøte
AGENDA: MØTE MED [kunde]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 45 min
FORMÅL
[Hva vi ønsker å oppnå. Vær ærlig internt.]
1. Kort presentasjon [5 min]
2. Kundens situasjon og behov [15 min]
Eier: kunden | Vi lytter og noterer
Forberedte spørsmål: [...]
3. Hvordan vi kan hjelpe [10 min]
Eier: [navn] | Orientering
Knyttet til det som faktisk kom frem i punkt 2
4. Spørsmål og innvendinger [10 min]
5. Neste steg [5 min]
Konkret: hvem gjør hva, innen nårWorkshop
AGENDA: WORKSHOP [tema]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 3 timer
FORMÅL
Vi går ut med [konkret leveranse].
1. Ramme og spilleregler [10 min]
2. Felles forståelse av problemet [30 min]
3. Idégenerering, individuelt [20 min]
4. Deling og gruppering [30 min]
5. PAUSE [15 min]
6. Prioritering [30 min]
7. Utdyping av de tre øverste [30 min]
8. Beslutning og ansvar [15 min]
Roller: fasilitator [navn], referent [navn],
tidtaker [navn]Oppstartsmøte
AGENDA: OPPSTART [prosjekt]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 60 min
1. Hvorfor gjør vi dette [10 min]
2. Mål og hva som er utenfor omfanget [10 min]
3. Roller og beslutningsmyndighet [10 min]
4. Plan, milepæler og leveranser [15 min]
5. Risiko og avhengigheter [10 min]
6. Møterytme og rapportering [5 min]Punkt 2 og 3 er de som sparer mest tid senere. «Hva er utenfor omfanget» er det spørsmålet ingen stiller i starten og alle krangler om i midten.
En-til-en
AGENDA: EN-TIL-EN [navn]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 30 min
Den ansatte eier agendaen. Lederen fyller på.
1. Dine punkter [15 min]
2. Mine punkter [8 min]
3. Hvordan står det til, egentlig [5 min]
4. Avtaler til neste gang [2 min]Rekkefølgen avgjør hvem møtet tilhører. Starter lederen med sine punkter, blir resten av tiden lederens møte.
Retrospektiv
AGENDA: RETROSPEKTIV [periode]
[dato], kl. [xx.xx]–[xx.xx] | 45 min
1. Rammen: vi ser på prosess, ikke personer [5 min]
2. Hva gikk bra [10 min]
3. Hva gikk ikke bra [10 min]
4. Hva prøver vi annerledes neste periode [15 min]
Maks tre tiltak, hver med en eier
5. Sjekk av forrige rundes tiltak [5 min]Punkt 5 er det som skiller en retrospektiv som virker fra en som er terapi. Uten det gjentas de samme punktene hver gang.
Fra agenda til referat
Bruk samme struktur i referatet som i agendaen. Da ser man umiddelbart om punktene som skulle ende med en beslutning, faktisk gjorde det.
Sayable tar opp møtet, transkriberer det på norsk og lager et referat med beslutninger og oppgaver trukket ut som egne lister med eier og frist. Møtelederen kan lede møtet i stedet for å skrive, som er hele grunnen til å ha en agenda.
Videre lesning
Ofte stilte spørsmål
Nei, og det er selve poenget. Et statusmøte, et beslutningsmøte og en workshop har ulike formål og trenger ulik struktur. Det som er felles er at hvert punkt bør ha en eier, en tidsramme og en tydelig beskjed om hva det skal ende med.
Så kort at den får plass på én skjerm. Er agendaen lengre enn det, er møtet enten for langt eller inneholder punkter som burde vært behandlet et annet sted.
Ja, per punkt og ikke bare for møtet totalt. Tid per punkt tvinger frem prioritering når agendaen skrives, og gir møtelederen et legitimt grunnlag for å avbryte.
Ha et fast punkt nederst der de noteres med hvem som følger opp, og ta dem utenfor møtet. Da spiser de ikke fellestiden, og de forsvinner heller ikke.
