Arbeidsliv og HR
Mal: referat fra allmøte
Referatmal for allmøter, med informasjonen som ble gitt, spørsmålene fra salen og de ærlige svarene, inkludert det ledelsen ikke kunne svare på.
REFERAT: ALLMØTE
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller strømming]
[antall] deltakere i sal, [antall] på strøm.
INNLEDNING VED
[Navn], [rolle]
INFORMASJON SOM BLE GITT
1. [Tema]
[Kort gjengivelse av hovedpunktene. Tall der det ble oppgitt tall.]
2. [Tema]
[...]
SPØRSMÅL FRA SALEN
1. [Spørsmål]
Svar: [hva som ble svart, av hvem]
2. [Spørsmål]
Svar: [...]
SPØRSMÅL VI IKKE KUNNE SVARE PÅ I DAG
- [Spørsmål]. Svar kommer fra [navn] innen [dato], på [kanal].
DET SOM SKJER NÅ
| Hva | Når | Hvem informerer |
|-----|-----|-----------------|
| | | |
Opptak og lysbilder ligger på [sted].
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- Skriv opp spørsmålene dere ikke kunne svare på. Med navn og dato. Det er den eneste delen av et allmøte som skiller åpenhet fra opptreden, og det som avgjør om folk stiller spørsmål neste gang.
- Ikke navngi spørrerne. Et referat som knytter et kritisk spørsmål til en person, gjør at neste allmøte blir stille.
- Gjengi tall som ble oppgitt. Muntlige tall fra en scene huskes feil av halve salen.
- Send referatet til alle, også dem som ikke var påmeldt. Et allmøte handler per definisjon om noe som angår alle.
Åpne for skriftlige spørsmål på forhånd
De vanskeligste spørsmålene kommer sjelden fra en mikrofon foran tre hundre kolleger. Samle dem inn anonymt i forkant, og svar på dem i møtet. Da handler allmøtet om det folk faktisk lurer på.
Ofte stilte spørsmål
Informasjonen som ble gitt, spørsmålene fra salen, og svarene. Særlig spørsmålene som ikke kunne besvares på stedet, med et navn og en dato for når svaret kommer.
Det er vanlig i store organisasjoner, både for dem som ikke kunne delta og for at referatet skal bli riktig. Opptaket skal varsles ved start, og spørsmål fra salen bør kunne stilles uten at spørreren navngis i referatet.
Åpne for skriftlige spørsmål på forhånd og anonymt. De vanskeligste spørsmålene kommer sjelden fra en mikrofon foran tre hundre kolleger.