Skole, helse og tjenester
Mal: notat fra klientmøte
Notatmal for samtaler med klient eller bruker, med det klienten selv sier, avtaler, og et skille mellom faktiske opplysninger og faglig vurdering.
Krav: Notatet er en personopplysning og som regel taushetsbelagt, jf. blant annet forvaltningsloven § 13 og helsepersonelloven § 21. Klienten har som hovedregel rett til innsyn i det som er skrevet om henne. Skriv derfor saklig, og skill tydelig mellom opplysning og vurdering.
NOTAT FRA SAMTALE
Klient: [navn / initialer / saksnummer]
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
Til stede: [navn], [rolle]
[navn], [rolle, f.eks. tolk eller pårørende]
FORMÅLET MED SAMTALEN
[Én setning.]
DETTE SA KLIENTEN
[Klientens egen framstilling, gjengitt så nært hennes formulering som
mulig der ordvalget betyr noe. Dette er OPPLYSNINGER, ikke vurdering.]
ANDRE OPPLYSNINGER SOM KOM FRAM
- [Fakta, med kilde: oppgitt av klienten / mottatt fra [tjeneste] /
observert i møtet]
FAGLIG VURDERING
[Din vurdering, tydelig atskilt fra opplysningene over. Begrunn den
med det som faktisk står over, ikke med inntrykk.]
INFORMASJON GITT TIL KLIENTEN
- [Hva klienten ble informert om: rettigheter, frister, klageadgang,
hva som skjer videre]
AVTALT
- [ ] [Hvem]: [hva] — innen [dato]
- [ ] [Hvem]: [hva] — innen [dato]
SAMTYKKE
[Hva klienten har samtykket til, datert, og hva samtykket omfatter.]
NESTE KONTAKT
[dato, eller: klienten tar kontakt ved behov]
Notat ført av: [navn], [rolle]Slik bruker du det
- Hold opplysning og vurdering fra hverandre. Det er den viktigste strukturelle regelen i klientnotater. Klienten skal kunne korrigere en feil opplysning uten å måtte bestride hele vurderingen din.
- Skriv kilden til hver opplysning. Oppgitt av klienten, mottatt fra en annen tjeneste, eller observert. Uten kilde blir andrehåndsinformasjon til fakta i løpet av tre notater.
- Noter hva klienten fikk vite. Rettigheter, frister og klageadgang. I en klagesak er det ofte dette punktet saken står og faller på.
- Skriv som om klienten leser det. Innsynsretten gjør at hun kan.
Om opptak av klientsamtaler
Skal samtalen tas opp, må klienten vite det og som hovedregel samtykke, og virksomheten må ha rutiner for lagring og sletting. For taushetsbelagt innhold bør transkriberingen skje lokalt på egen maskin, slik at lyden aldri sendes til en skytjeneste. Det er nettopp det Sayable Lokal gjør. Se også diktering i helsevesenet og diktering for advokater.
Ofte stilte spørsmål
Som hovedregel ja. Både forvaltningsloven og personvernregelverket gir rett til innsyn i opplysninger om en selv, med snevre unntak. Skriv notatet som om klienten leser det, for det kan hende hun gjør.
En opplysning er noe som ble sagt eller observert. En vurdering er hva du mener det betyr. Hold dem i hver sin del av notatet, slik at klienten kan korrigere en feil opplysning uten å måtte bestride hele vurderingen.
Bare med klientens kunnskap og som hovedregel samtykke, og bare der virksomheten har rutiner for hvordan opptaket lagres og slettes. For taushetsbelagt innhold bør transkriberingen skje lokalt, uten at lyden sendes til en skytjeneste.