Arbeidsliv og HR
Mal: referat fra ledermøte
Referatmal for ledergruppens faste møte, med beslutninger, det som ble besluttet å ikke gjøre, og et eget felt for hva som kommuniseres videre og av hvem.
REFERAT: LEDERMØTE
[dato], kl. [__.__]–[__.__] | [sted eller møteform]
TIL STEDE
[Navn], [rolle]
[Navn], [rolle]
Fraværende: [Navn]
OPPFØLGING FRA FORRIGE MØTE
- [Sak]: [status]
BESLUTNINGER
1. [Hva som ble bestemt, formulert så noen som ikke var til stede
kan handle på det]
2. [...]
BESLUTTET Å IKKE GJØRE
- [Sak]: [nei, og hvorfor. Dette hindrer at saken kommer opp igjen
om tre uker som om ingenting har skjedd.]
OPPGAVER
| # | Oppgave | Ansvarlig | Frist |
|---|---------|-----------|-------|
| 1 | | | |
KOMMUNISERES VIDERE
| Hva | Til hvem | Av hvem | Når |
|-----|----------|---------|-----|
| | | | |
FORTROLIG
[Saker som ikke deles videre. Hold dem samlet her, slik at resten av
referatet kan sendes ut uten redigering.]
NESTE MØTE
[dato, kl.]
Referat ført av: [navn]Slik bruker du den
- «Kommuniseres videre» er den viktigste tabellen. En beslutning som ikke når fram til dem som skal handle på den, er ikke tatt. Sett navn og dato, ikke «vi informerer».
- Skriv ned nei-ene. Saker uten dokumentert avslag kommer alltid tilbake, og da starter diskusjonen forfra.
- Hold fortrolige saker samlet. Da kan resten av referatet sendes ut som det er, i stedet for å bli liggende fordi noen må klippe i det først.
- Skill beslutning fra diskusjon. Ledergrupper diskuterer mye og bestemmer lite. Referatet gjør forskjellen synlig, som er ubehagelig og nyttig.
Når ledergruppen tar samme sak tre ganger
Det skyldes nesten alltid at det ikke er skrevet hvem som bestemmer. Sett ett navn per beslutning, også når gruppen er enig. Se møteagenda: mal og struktur for hvordan agendaen kan si hva hvert punkt skal ende i.
Ofte stilte spørsmål
Beslutninger, oppgaver med eier og frist, og hva som skal kommuniseres videre til organisasjonen og av hvem. Det siste punktet er det som oftest mangler, og det som gjør at beslutninger stopper i ledergruppen.
Del det som angår dem, og si hvem som gjør det. Enkelte saker er fortrolige, og da bør referatet ha en egen del for dem. Et referat som ikke kan deles i det hele tatt, er som regel skrevet uten at noen tenkte på hvem som skulle handle på det.
Skriv ned hva som ble besluttet å ikke gjøre, og hvorfor. Saker uten dokumentert nei kommer alltid tilbake, og da starter diskusjonen på nytt.